お話を伺った方：
中村建設株式会社 人事部安全グループ 島沢 翔哉様
ホームページ：https://www.nakaken.co.jp
この記事の公開日：2020年2月25日
安全書類の電子化を検討した背景
安全書類の電子化を検討した背景として、建設業においても生産性向上や働き方改革が推進される中、Greenfile.workを導入することにより現場の安全書類業務の効率化を図り、残業時間の削減を目指したことがあげられます。これまでの運用は紙やエクセルで実施しており、書類の作成はもちろん、協力会社から書類の回収/管理が現場の大きな負担になっていました。
また、現場巡回で安全書類をチェックする必要があり、安全パトロールの時間を割かれていた現状がありました。従来、安全書類の保管に関しては、工事完了後にダンボールに入れて保管していましたが、電子化することにより利益を生まないスペースも同時に削減できると考えました。しかし、実際の運用にあたっては、2次以降の協力会社が迅速に対応出来るかや、キャリアアップシステムとの連動性に課題があると感じられます。
Greenfile.workの導入を決めたポイント(他社サービスとの違い)
1番はやはり費用面です。特に協力会社は無料で利用でき負担が無いことが魅力的だと感じました。操作画面が非常にシンプルで、初めてでも使いやすく、ストレスなく書類作成が行えると感じましたし、要望や意見、疑問点に対して迅速に対応してくれる柔軟で万全なサポート体制が整っていることも導入を決めたポイントのひとつです。協力会社へのサポートも充実しているため、実際の操作でわからないことがあれば、ヘルプページやメール、電話でサポートしてもらえます。
協力会社からの問合せをすべて元請け側で対応するのは負担になりますから、その点を担ってくれているのは助かりますね。Greenfile.workの存在を知った今、導入をしない理由が見当たりません。
Greenfile.workで効率化が期待できること
安全書類の提出から差し戻し、承認までのすべての作業がパソコンの前に座っていながらできることや施工体系図が自動的に作成される点です。郵送やメール、FAXで送る必要がなくなりますので、協力会社との伝達手段の効率化が期待できます。元請け側としてもサービス上で協力会社を招待すれば自動で施工体系図が作成されるなど、書類作成の負担も軽減されています。また、書類の不備をシステムが自動的に見つけ出してくれることも大きいです。例えば作業員名簿は「資格証の添付がない」、「健康診断の期限がきれている」などケアレスミスの多い書類です。
そういった書類の不備をシステム側で自動で検知してくれることによって、確認業務に要する時間が短縮されるだけでなく、書類の精度向上に繋がると考えています。そして、安全書類の提出状況や管理状況といった情報がリアルタイムで本社や支店と共有できることにより、属人化を防ぎ、強固な管理体制を構築することが出来ると考えます。
