お話を伺った方：大豊建設株式会社大阪支店 安全環境部 部長　平澤 智之様

安全書類の管理に関する課題感

現場業務における安全管理は、施工時に対する要素もたくさんありますが、日々作成する書類や記録と保管を必要とする協力会社関係の書類も多く発生します。この一つが安全書類（グリーンファイル）です。特に建築工事の場合は多くの協力会社で編成されますので、現場職員は安全書類の提出状況の確認や不備チェック、書類のファイリングに時間がかかっています。

また安全書類の保管期限は法的な義務付けがあり支店で保管をしていますが、保管スペースに限りがあることと、稀に労働基準監督所や協力会社から期間を過ぎてからの事例・資料の問い合わせがあり、支店内のスペース確保や整理の方法・処理についても課題があるところです。

安全書類の電子化を検討した背景

これまで何度か支店の安全衛生委員会で、現場の安全書類（グリーンファイル）の業務効率化を求める意見がありました。具体的には「若手職員が本業に追われる中、安全書類のチェックと捺印に時間を費やしている。電子化に切り替え、業務効率化を図ってはどうか」というものでした。個人的にはすべての電子化については賛成できませんが「業界が人手不足に直面する中で、業務効率化や働き方改革の推進が求められる時代の流れ」と「安全衛生委員会からの意見」もあり、安全書類電子化への取り組みを検討する運びとなりました。

また、Greenfile.workの導入にあたってポイントだったのが、協力会社の立場として既に登録している別の安全書類電子化サービスや、建設キャリアアップシステムへの重複入力が発生する懸念がある中で、Greenfile.workのメリットでもある他社サービスからのデータ移行サポートがある点や、協力会社に対して利用料金がかからない点を中心に安全協力会に説明を持ちかけ、最終的に同意を得ることができました。

導入を決めたポイント

導入検討時、候補として他社サービスの比較もあがりましたが、Greenfile.workにメリットを感じた点が大きく2つあります。一つは料金体系についてです。基本料金は非常にシンプルな料金体系かつ従業員のID登録数やデータ保管料などオプション課金がない明瞭な費用体系となっています。予算の見通しを立てやすく、無駄が発生しない費用体系はメリットだと感じます。

そして2つ目は、安全書類チェック時に不備内容を自動検知するといった機能性と、使いやすさの観点です。現場は安全書類の確認作業に多くの時間を割いているため、自動検知してくれる機能は効率化になるのではと感じました。また独自帳票を無制限に登録できる機能もあり使いやすいと思い、導入をしました

※不備チェック機能の画面

Greenfile.workに期待できること

Greefile.workを利用しペーパーレス化を実現することで、書類保管が容易かつスペースを取らずに半永久的にデータ蓄積ができることです。これまでは、保管期限を過ぎた書類は保管スペース確保のため処理をしていましたが、電子化することで保管期間に縛られずに必要に応じてデータの引き出しができるため、書類整理の効率が期待できます。