サービスの切り替えに伴い、未承認書類のデータが書き換わる場合の対応について

更新日:2020年12月16日

皆さんこんにちは。Greenfile.workサポートチームです。
本日は皆様に、弊社サービスのリニューアルに伴って、ご対応いただきたい事項についてご案内致します。

シェルフィー株式会社が運営しております各種サービスは、サービス向上のために、【2021年1月11日(予定)】をもってリニューアル致します。
安全書類につきまして、リニューアル後は、「常に最新のマスター情報を書類に反映」する仕組みに変更されます。

そのため、サービスリニューアル後は、現在Greenfile.work上で保管いただいている「未承認」の書類について、
最新のマスターデータが、自動で書類に反映されます。

「未承認」のまま書類保管の運用をされている元請け様におかれましては、
サービスリニューアル後は、必ず「承認済み」にする運用をしていただくようお願いいたします。

なお、サービスリニューアルに伴う今までの書類についてのご対応は、下記を必ずお読みいただき、必要に応じて対応をお願いいたします。

「未承認」ステータスの書類に生じる変更点について

2021年1月11日(予定)以降、「未承認」ステータスの書類について、最新のマスター情報が自動で反映されます。
※既に書類に最新のマスターデータが反映されている場合は、変更されません。
※既に「承認済み」ステータスの書類については自動で書き替わりませんので、ご安心ください。

想定されるケース例について

  • 現在工期内で、作成中の書類があります。この場合はどうすればいいですか?
    →現在作成中であれば、最新のマスターデータが反映されても問題が無い場合がほとんどです。
    基本的に対応は不要です。
  • 閉場済みの現場で、まだ承認をしていない書類があります。この場合はどうすればいいですか?
    →書類の内容が書き換わると不都合がお有りの場合は、下記「ご対応方法」をご参照ください。
    なお、最新のマスターデータが反映されても問題がない場合は、特に対応は不要です。
    例えば「古い情報を残しておきたい」といった場合のみ、ご対応をお願いいたします。

ご対応方法(未承認の書類があり、最新の情報が反映されるとお困りの場合)

未承認ステータスの書類の情報が、最新のマスター情報になるとお困りの場合は、
下記いずれかの対応を、2021年1月8日(金)中までに実施いただくようお願いいたします。

未承認の書類について、「承認済み」にする

「承認済み」の書類については、内容の変更は起こりません。
こちらの「 安全書類に不備がない場合」の手順で、元請け様が承認を進めてください。
※「承認取り消し」「差し戻し」を行うと、その時点で最新のマスター情報が反映されます。
※承認を行う場合は、一次請けから「提出」をしてもらう必要があります。適宜一次請けにご依頼ください。手順はこちら

未承認の書類について、現在の情報を保管する

一括ダウンロード機能/書類ダウンロード機能を利用し、書類をダウンロードして保管してください。
サービスリニューアル後、必要であれば、古い情報を手動でご入力ください。
(ダウンロードした書類の内容は、サービス切り替え後に自動反映させることはできません。)
・元請け用 一括ダウンロードの方法はこちら
・一次請け以下用 書類ダウンロードの方法はこちら

サービスリニューアルにあたってのQA

下記にて、よくある質問を記載しておりますので、ご確認ください。

Q サービスリニューアルに伴って、データは消えますか?
A データが消えることはありません。

Q 承認済みの書類のデータも変わることがありますか?
A ございません。ステータスが「承認済み」であれば、内容は変更されません。
ただし、「差し戻し」や「承認取り消し」ステータスの場合は、内容が変更されます。

Q 一括ダウンロード/ダウンロードした書類は、1月11日(予定)以降、システムで反映してもらえますか?
A システムでの自動反映はできかねます。古い情報に修正したい場合は、ご自身で編集をお願いいたします。
 また、古い情報のまま更新をしたくない場合は、元請けが書類を承認してください。
 (承認済みの書類の情報は変わりません。)

 

以上でございます。
サービスリニューアルに伴い、必要であればご対応をお願いいたします。

引き続き、何卒よろしくお願い致します。

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