〜6月第1週・6月第2週のお問い合わせ解決〜 差戻し・代行操作・招待などについて

更新日:2020年6月15日

皆さんこんにちは!Greenfile.workサポートチーム 田所です。
いつもお知らせに目を通していただき、ありがとうございます。

本日も、皆さんのお役に立つ記事をご紹介していければと思います!
今回は、多かったお問い合わせをふまえ、簡単な解説も込みで配信させていただきます。

1.「承認済みの書類が編集できない」
元請が一度承認した書類は編集ができません。
コメント機能を利用して差戻し依頼をし、差戻してもらいましょう。
下記に元請け側の操作方法を記載しているので、コメント機能などで伝えてもらうと良いかもしれません。
【参考記事】一度承認した書類を差し戻す

2.「代行操作の流れがわからない」
代行操作とは、協力会社がPCを操作できない場合などに、代理で書類を作成することを指します。
大まかな流れは下記です。

<<協力会社側にGreenfile.workを操作できるユーザーがいない場合>>
①自社が協力会社を招待する(メールアドレスを空白で招待する)
②弊社宛に、協力会社との協力関係が分かる書類を提出していただく
③弊社サポートチームが1営業日で承認
④協力会社の情報を編集することができるようになる

<<協力会社もGreenfile.workを使用しているが、代理操作をしたい場合>>
①自社が協力会社を招待する
②協力会社に、編集リクエストを送信する(手順はこちら)
③協力会社が編集リクエストを受信する(手順はこちら)
④協力会社の情報を編集することができるようになる

ポイントは下記です。
・情報を編集するには、「編集リクエスト」を送り、承認される必要がある
・相手方がGreenfile.workを操作出来ない場合は、メールアドレス無しで招待する必要がある
└この場合、招待するたびに担当者名を入力いただく必要があります。
例)初めてA社(Greenfile.workを操作できない)を招待する
→違う現場でまたA社を招待する場合、担当者名を入力する必要がある

担当者名を再度入力することで、アカウントが重複して登録される、といったことはございませんのでご安心ください。

細かい手順などは記事にも記載がありますので、ご確認ください。
・協力会社のマスターデータを代わりに登録する

3.招待の仕方がわからない
協力会社招待にあたり、抑えたいポイントは下記です。
①その企業はGreenfile.workに登録があるか?
②現場への招待か、協力会社一覧へ追加か

①Greenfile.workに登録があるかどうかは、協力会社検索でわかります。
協力会社検索は、国交相が公開しているデータを使用しています。
そのため、建設業許可を持っている企業であれば、検索結果に出てくるようになっています。

上記のように、協力会社を検索した際、会社名の横が空白になっており、「認証済み」など何も記載がない場合は、
Greenfile.workに登録がない企業です。
詳細はこちらをご確認ください。

このように、登録がない企業の場合は「担当者名・電話番号・メールアドレス」を記入し招待することで
その企業の担当者の、Greenfile.workアカウントを発行することができます。
このような手順でアカウントを発行した場合、企業名の横に「仮認証」「認証済」などの文字が出るようになります。
(先方がGreenfile.workを操作せず、ユーザーアカウントが必要ではない場合は、メールアドレス無しで招待してください)

②協力会社一覧ページで既に招待した企業であっても、現場に招待するには、該当の現場から招待作業をする必要があります。
詳しくはこちらの記事をご参照いただき、手順通りに実施いただければ問題ないかと思います。

4.場所がわからない
・注文書、請書をアップロードする場所
再下請負通知書のPDFプレビュー画面の下部にございます。

・新規入場者調査票
元請が新規入場者調査票を設定している場合は、作業員名簿の編集ボタン右横に表示されます。

今回は少し解説を含めてお送りしてみましたが、いかがでしょうか。
今回のお知らせが、皆様の安全書類作成に役立ちましたら幸いです!
引き続き、どうぞよろしくお願い致します。

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