安全書類の業務時間を 1/3 に削減成功【メタウォーター株式会社】

安全書類の業務時間を 1/3 に削減成功【メタウォーター株式会社】

お話を伺った方:
プラント建設本部 建設企画部 企画グループマネージャー 谷口 俊晴様(右)
プラント建設本部 第二建設部 第一グループ 小林 雅佳様(左)

Greenfile.workはプラント会社にぴったりなサービス

Q:安全書類ツールを検討した背景を教えてください

谷口 様
以前から安全書類業務の負担の大きさは話題に上がっていました。特に現場担当者からは「書類を整理する作業に時間を取られている」という声があがっていました。安全書類の回収・チェックの多さが現場担当者をひっ迫させていて、現場によっては安全書類のチェックのために若手従業員を配置するという状況も発生してしました。

これらの現場課題を解決すれば、現場担当者が本来の業務である「品質向上と安全管理」に注力できる環境を生み出せると考え、安全書類電子化を検討しました。

Q:実際に、現場担当者の視点ではどのような負担がありましたか?

小林 様
安全書類の是正が大きな負担で、特に必須書類の添付忘れ(注文請書や技能者資格など)が目立ちました。これまでの紙・エクセル運用では協力会社さんに書類を修正してもらっても他の現場で同じ間違いをしていれば、同じ是正内容を何度も伝えなければいけないのが大変でしたね。

Q:現場のひっ迫状況の解決が導入の背景だったのですね。最終的にGreenfile.workの導入を決めたポイントを教えてください

谷口 様
複数の製品を比較しましたが、当社のようなプラント会社にとっては、Greenfile.workがぴったりだと感じました。建築工事と異なり、プラント工事は新規の協力会社さんとお付き合いすることが多々あります。Greenfile.workは協力会社さんが無料で利用できるため、新規の協力会社さんにも負担を強いることなく案内できる点がGreenfile.workを採用した大きなポイントです。

※プラント建設本部 建設企画部 企画グループマネージャー 谷口 様

安全書類の業務時間を 1/3 に削減成功

Q:Greenfile.workの導入後、どう評価されてますか?

谷口 様
これまで1現場あたり安全書類業務にかかる時間が30分だったのが、Greenfile.workを導入してからは10〜15分に短縮されました。人件費や事務費用等を考慮すると、ひと月あたり約50,000〜60,000円は削減されています。そのため、Greenfile.workの15,000円/月の使用料金は十分に費用対効果があると評価しています。

Q:費用対効果を評価いただき、なによりです!最も楽になった業務はありますか?

小林 様
最も楽になったのは、Greenfile.work上で一度書類を修正すれば、それらが他の現場へも共通して反映・修正される点です。建設業許可・保険の期限が切れてないかや、書類の添付漏れに対する是正指示の二度手間が削減され、それだけで月あたり、半日ほどの時間削減に繋がりました。

※プラント建設本部 第二建設部 第一グループ 小林 様

Q:費用対効果に関して、現場へのGreenfile.work適用基準を教えてください

小林 様
編成の少ない現場でも、Greenfile.workを適用した方がいいと思います。編成が少なくても、各協力会社さんの負担は現場によって大きく変わらないですよね。協力会社さんが大変だったら元請けにもその負担が返ってくるので、元請だけの視点で考えるだけではなく、現場全体の効率化や最適化を目指すべきです。そのため、編成の数に関わらずGreenfile.workを適用した方が現場全体の効率化に繋がると考えています。

※ Greenfile.workで安全書類をチェックする小林 様

協力会社さんから「次の現場もGreenfile.workを利用してほしい」

Q:協力会社さんの反応はいかがですか?

小林 様
協力会社さんがGreenfile.workの利用を重ねるごとに、書類の質や精度はどんどん向上しています。マスターデータを登録したことにより二度手間が削減され、元請へ提出するスピードも上がってきました。協力会社さんからも「Greenfile.workを使って楽になった。次回の現場もGreenfile.workを使ってほしい」というお声をいただいています。

Q:今後、Greenfile.workを活用してどういった運用をしていきたいですか?

谷口 様
Greenfile.workを活用した現場の拡大を目指していきたいですね。十分に費用対効果があるとわかってきましたので、より多くの現場でGreenfile.workの導入を検討していきたいです。そのためには現場担当者の理解と、Greenfile.work側での機能改善も重要になりますので、今後の開発スピードや利便性の向上に注目していきたいですね。

※ 弊社カスタマーサクセス担当の長谷と、推進に向けて打ち合わせ

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