時間外労働10%削減し、顧客満足度UPも達成【株式会社仲本工業】

時間外労働10%削減し、顧客満足度UPも達成【株式会社仲本工業】

お話を伺った方
株式会社仲本工業
総務経理部 安全衛生推進室 新屋 佳彦様
ホームページ:https://www.nakamoto-k.co.jp

働き方改革のため、安全書類の電子化に取り組む

Q:導入を検討した背景を教えて下さい

かねてより、残業時間を削減し働き方改革を実現するために、ICTを活用した業務効率化の手段を探していました。国が示した「社会保険加入対策」において協力会社への指導ガイドラインが明確化されたことにより、適正な加入状況の確認及び指導に加え、これまで通りの保有資格の確認作業に非常に多くの時間を費やしており、これが現場の大きな負担となっていました。そこで現場の残業時間を削減するため、安全書類業務の効率化に取り組むことにしました。

 

Q:現場ではどのような課題がありましたか?

現場では安全書類の是正においての課題を3点抱えていました。
①安全書類の回収と修正に時間がかかること
②安全書類の是正指示後の確認とファイリングに時間を要すること
若年の現場担当者によって安全書類の知識に差があり書類の品質が均一化できないこと の3点です。

①「回収と修正に時間がかかること」について、以前は協力会社さんへ是正指示を出してから再提出された書類をチェックするまでに5日ほど必要でした。是正指示を出してから書類が提出されるまでに3〜4日かかるため、こちらの作業に充てられる時間が少なくなります。また提出後の確認は現場業務終了後に実施するしかなく、時間外労働の原因になっていました。

②「是正指示後の確認」について、安全書類の確認、ファイリングに膨大な時間を費やしており、現場の進捗や工程管理など本来集中するべき業務をひっ迫していました。

③「書類の品質均一化については、若年の現場担当者も保険の役割や仕組みを詳しく理解できておらず、協力会社さんに指示内容の説明をするのが困難な状況でした。

 

Q:本社側で抱えていた課題はどのようなものでしたか?

本社視点では提出するべき安全書類の必要項目の記載や保険、資格証の写しの添付漏れが課題でした。やはり協力会社さんも集中するべき業務があるので、安全書類に手が回らず提出されないことや、不備の差し戻し後に現場担当者から催促しても集まらないことが多くありましたね。課題ではありましたが、本社としても優先するべき業務があり、本社から現場の書類全てを是正することは難しいと感じていました

時間外労働が10%削減し、完了検査での安全管理の点数が満点に!

Q:Greenfile.work導入後の効果を教えて下さい

現場の書類確認やファイリング作業の負担軽減による工事品質の向上と、それに伴う顧客満足度の向上ですね。Greenfile.work導入により、本社で安全書類業務を担当できるようになり、現場担当者の負担が軽減、結果的に時間外労働が10%削減できました。1現場1ヶ月15,000円なので人件費に対しての費用対効果は抜群だと思います。

時間外労働削減の結果、現場担当者が安全を最優先とした効率の良い作業手順の調整に時間を費やせるようになり、本来の業務である施工管理に注力できました。さらに、現場での継続的な技術習得や就業後の自己研鑽時間の確保ができたことにより、施工管理の資格取得者も増えました。その結果、安全・品質・工程・原価管理の質が向上し、現場の品質向上を達成できました。完了検査でも品質の向上が証明されています。

Greenfile.workを活用した現場では、安全書類がクラウド管理であることや、資格者証や保険証書などを綺麗に分けて提示ができたことで、創意工夫が評価され、
完了検査での安全管理の点数が満点となりました。

 

Q:顧客満足度の向上とはどのようなことでしょうか?

現場の品質向上は、顧客満足度の向上にも繋がりました同じ設計事務所さんから連続で発注をいただくことができ、また昨年竣工した現場では沖縄県の知事表彰も受賞できました。弊社は過去に土木の現場で3年連続受賞したことがありますが、今回は会社としても1年ぶりの受賞となり、会社全体にも良い影響を与えてくれました。

県の入札においては、県知事表彰を受賞した技術員を監理技術者に専任すると評価点が5点加えられ受注環境の改善に繋がっています。

※総務経理部 安全衛生推進室 仲元 慎哉様、山内 真弓様

コメント機能と不備チェックでさらに品質の高い安全書類作成を実現

Q:安全衛生推進室(以降「安全室」)視点ではどのような点が便利になりましたか?

協力会社の書類担当者へ直接伝えられることで、是正指示が伝言ゲームにならず、協力会社さんとのやり取りが円滑になったことですこれまで書類の不備があった場合、その会社の現場作業員さんに伝えていました。しかしそれを修正するのはその会社の事務方になるので、伝言ゲームのように正しく伝わらないことが多々ありました。

Greenfile.work導入後は、コメント機能で是正指示について担当者と直接調整ができるため、訂正内容の齟齬がなくなりました。また、少ない工数で的確な修正ができたことで、安全書類の品質向上が達成できています。

 

Q:不備チェック機能の活用状況はいかがですか?

不備チェック機能のおかげで、協力会社さんの書類作成担当の方も、不備の内容について疑問を持ち、自分で調べてくれるようになりました。不備の内容が可視化され、自発的に気づく機会が増えることは、私達から口頭でお伝えするよりも効果があります。1人親方さんで保険の意味などを理解してくれる人数もかなり多くなっている印象ですね。このように、不備チェック機能も安全書類の品質と法令遵守の意識向上に繋がっています

サービス導入に合わせ、さらなる現場負担軽減のために社内体制を変更

Q:Greenfile.workの導入にあたり、社内体制を整えたと伺っています

Greenfile.workの導入時、安全書類のチェックについては全て安全室で実施する体制に変更しました。社会保険の加入状況や、作業に必要な保有資格の確認作業を本社で行い、基本的に現場は施工や専門性の高い書類を確認するよう分担しました。現場単位で担当していた安全書類業務を安全室で担当することにより、現場担当者の作業負担を軽減し、本来の施工業務に注力できるよう後方支援することが狙いでした。

Greenfile.workなら現場に行かなくても全ての現場の書類チェックと是正指示が可能で、安全室の業務負担も軽減できるため、この体制変更に踏み切ることができました。

 

Q:安全室の体制や習熟度はいかがですか?

導入時は2名でしたが、今は4名体制を取っています。安全室の業務強化の目的で2名増員され、他の業務と兼任しながら安全書類のチェックも行っています。安全室でも経験を重ねて精度が上がってきたため、書類チェックも今フレッシャーな2名に任せることができ、導入当初と比べて私自身も楽になりました。

ちなみに、この新人のうち1名は元々現場担当者で、怪我が原因で後遺症が残り現場の業務が困難になったため安全室に異動してきました。その社員も難なくGreenfile.workを操作できていますし、現場のことをよく知っているため是正指示やチェックも的確で助かっています。

※Greenfile.workで安全書類をチェックする 山内 真弓様

導入から2年で、9割の協力会社さんがGreenfile.workを活用

Q:協力会社様の巻き込みはどのように行われていますか?

協力会社さんに浸透させるためにサービスの理解を深めてもらうことが重要だと考え、安全協力会の総会やオンラインミーティング、月1回の災害防止協会を活用した説明会を実施しました。

さらに操作方法の質問については、私が取りまとめてサポートセンターに確認し、協力会社さんに回答しました。今後の指導や浸透のためには、私自身が操作方法を理解し、自分の言葉で説明することが重要だと考えたからです。その甲斐あって、今では問い合わせも少なくなり、9割の協力会社さんがGreenfile.workを活用してくれています。残りの1割はリースなどの安全書類を作成しない会社さんなので、ほぼみんな使ってくれている状態です。

ある程度大きな現場は全て電子化できていますし、沖縄県内で見ると、協力会社さんへの浸透スピードは早かったと思います。

2024年問題や建設キャリアアップシステムへの対応を通して建設産業の発展に寄与したい

Q:今後達成したい運用体制とビジョンについて教えて下さい

現在は建築部、土木部と全社展開ができ、運用体制も構築できているので、これをしっかりと維持していきたいと思います。さらに建設業の2024年問題に向け、水曜日をノー残業デーとするなど、時間外労働の対処にも取り組んでいます。

 

Q:建設キャリアアップシステムにおいても、Greenfile.workを活用されていますが、今後の活用方針を教えてください

建設キャリアアップシステムは経審の評価にもなりますし、公共工事では今後導入が義務付けられることが予想されます。現在はGreenfile.workと連携して、1現場で試験的に導入しています。まだ曖昧な部分もありますが、協力会社さんが馴染みやすい環境を構築しておくことが重要だと考えています。

そして次の段階として、電子化や建設キャリアアップシステムも含め協力会社さんたちがメリットや恩恵を感じられるよう知識や情報を周知、波及していくことを目指していきますたとえば2次請けや3次請けの職人さんたちは、どんな保険に入ったらいいのか分からない方が多いです。そこで、この保険に入っていればどこの現場にも入れるというような知識が波及していけば、職人さんたちの仕事がなくなることを防げるのではないかと思います。

こういった取り組みが弊社の施工能力や現場力になりますし、将来的には建設産業の発展に繋がるのではないかと感じています。

※総務経理部 安全衛生推進室 新屋 佳彦様

本日はありがとうございました!

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