お話を伺った方：
風越建設株式会社
安全環境部 担当次長 木村仁一様
ホームページ：http://www.fuetsu.co.jp
この記事の公開日：2022年12月8日
現場も安全環境部も安全書類業務に手が回らない状況が起きがちだった
Q：Greenfile.work導入前の課題を教えて下さい
現場担当者ごとに安全書類の質に差が生まれていたことです。安全書類の回収やチェックは現場ごとに実施しており、書類の回収や不備のチェックが属人化していました。
現場業務の中で対応するため、1日だけ応援で入場する作業員さんの書類回収は困難ですし、不備のチェックに時間をかける現場担当者もいれば、最低限のチェックだけで済ませる現場担当者もいて、現場によって安全書類の質に大きな差が生まれていました。
比較時の決め手は社内での問い合わせ対応の手間がかからないこと
Q：安全書類の電子化サービス比較の際、どういったことを重視しましたか？
重視したのは、他社製品と比べ、協力会社さんからの問い合わせの手間がかからない点と、協力会社に料金がかからない点です。この両方において、Greenfile.workはとても魅力的で、当社においても活用イメージが湧きました。中小企業にとって、安全書類サービス専任の事務員や専門部署を設置することは難しいと思います。弊社でも専任担当者の設置は難しく、私も他の業務がある中で安全書類に注力することは現実的ではありませんでした。
Greenfile.workは、導入支援パートナーが二人三脚でサポートしてくれますし、操作方法などの質問はサポートセンターやメール等でも対応してくれます。これがなければ導入できなかったと思います。
サポート体制の充実と安心感はおすすめできる
Q：サポート体制について、一番活用されているものはなんですか？
シェルフィーのサポート体制のうち、一番活用しているのは電話窓口ですね。問い合わせに対して丁寧で、優しく対応してくれるからかけてみてと伝えています。やはりこういったサービスが苦手で抵抗を感じている人も多いので、電話やメールでの窓口があるのは安心感に繋がっています。マニュアルが整っているのも助かります。まれに私宛に操作に関する質問が届きますが、簡単なものならマニュアルの該当ページを見るようにと案内できています。
Greenfile.workはとにかくサポート体制が充実していて現場にしっかり浸透する仕組みが整っているため、弊社と同じ悩みを抱えている会社さんにとっても導入や検討の後押しになるのではないかと思います。
現場の業務効率化と本社の対応負担軽減を実現
Q：導入後、どういった効果がありましたか？まずは現場の変化を教えてください。
不足している書類や進捗状況や、不備項目がひと目で分かるため、電話やメールでの確認作業の負担が軽減しました。現場担当者へ導入効果に関するアンケートを実施したところ、下記のような意見が寄せられました。
- 不備項目等がすぐわかるのが便利。（K様）
- 不足書類が自動でわかる為手間が省ける。（H様）
※ 作業員名簿における不備チェック機能の画面
さらにペーパーレスになったことにより、現場代理人の負担も少なくなり、収納場所に悩むこともなくなったという意見もあります。
- 紙ベースの時と比べ確認・管理がしやすく現場員全員がいつでもパソコンで確認できるのが良い。（E様）
- ファイリングの事務作業がなくなり効率化されています。（K様）
- 書類が減る為、管理が楽。（H様）
- PC上で確認できるため嵩張らない。（I様）
今回のアンケートを実施して、現場担当者の業務効率化に繋がっていることを改めて実感できました。
Q：安全環境部視点ではいかがですか？
一言でいうなら、安全書類に対する心配のタネが減りましたね。
Greenfile.workによって、不備がない書類を作成し保管できるため、コンプライアンスの観点で効果が大きいと感じています。現場でも安全書類がしっかり揃うようになりました。安全パトロールの書類チェックの際に、どの現場でも確実に提出されていて大きな変化を感じましたね。
Q：今後の展望を教えて下さい
サービスを積極的に使って、さらに安全体制を整えていきたいと感じています。
昨今、外国の方なしでは現場は成り立たなくなってきていますし、ベテランの方は慣れて油断が出てくる部分もあります。安全書類業務の効率化という目的を果たせている分、今後は事前に現場のリスクを考えて先手で対応できる体制の構築などもできればと考えています。
本日はありがとうございました！
