「サポートが充実している」導入を決めた一番のポイントです【株式会社エフビーエス様】

「サポートが充実している」導入を決めた一番のポイントです【株式会社エフビーエス様】
お話を伺った方:

株式会社エフビーエス 本店管理部 経理グループ 武藤 弥月様
株式会社エフビーエス 大阪支店建築グループ 河野 直美様
株式会社エフビーエス 本店エンジニアリング部 池尻大橋作業所 西野 竣様

株式会社エフビーエスの概要、施工事例について

当社は工事業とビル管理業を事業としています。
工事業は土木工事・建築工事・リニューアル・設計監理を行っており、土木工事は地盤改良・橋梁やトンネルなどのインフラ整備、基礎杭造成・法面保護の工事などを行っております。
なかでも建築工事は、マンション・オフィスビル・工場などの新築工事をはじめ、部分改修・大規模改修・リノベーション・耐震診断・耐震工事まで幅広く行っており、様々なニーズに対応しております。

安全書類の課題と電子化を検討した背景

武藤様(本店管理部):
これまで安全書類の運用・管理はすべて紙でおこなっており、提出された書類の確認や差し戻しのやり取りに多くの時間を費やしていました。

本社職員が現場に赴き、現場職員と共に安全書類に不備がないかの確認するために時間がかかることが度々あります。そして現場完成後には会社保管の安全書類が段ボール箱で何箱も本社に届くのですが、書類整理に時間がかかること、 書類の保管場所の確保など、安全書類についての問題が山積みでした。

とにかく「紙を扱う量を減らしたい」と「紙での書類チェックや再提出にかけている労働時間を削減したい」という思いがありました。

また本社だけではなく、現場では協力会社との書類のやり取りは郵便や宅配便で行うことが多く、これらは書類を揃えるまでに時間がかかる要因となっていました。「他社では安全書類の管理を電子上でやっているところもあるが、うちも何か導入できないか」という要望もあがっていました。

これらの問題を解決するためは、やはり電子化をを進める必要があると感じていました。

 

Greenfile.workの導入を決めたポイント(他社サービスとの違い)

武藤様(本店管理部):
「サポートが充実している」ことが導入を決めた一番のポイントです。

当社の場合、電子化ツールを導入したとしてもその推進や運用を社内・協力会社問わずきめ細かにフォローできる人数は限られていたので、サービス提供側からも直接サポートしていただけるというのが一番の条件でした。
Greenfile.workは協力会社からの問い合わせを電話やメールで対応していただけますし、簡単な問い合わせはすぐに回答してもらえます。サポートのために専属担当者を設置しなくてもいい点は大変助かっています。(※マニュアルや操作ガイドなど、豊富なサポートコンテンツもご用意しております)

その他には「カスタマイズ(独自)書式が設定できる」「協力会社は費用が発生しない」「ユーザー登録費用がかからない」という点もよいと思いました。

カスタマイズ(独自)書式の設定ができる点については、
全建統一様式に加えて安全管理の項目を増やしたいときなど、カスタマイズ可能であることは運用しやすいというイメージが持てましたし、今後の回収・管理方法の効率化が期待できると感じました。

「協力会社は費用が発生しない」「ユーザー登録費用がかからない」という点は、費用面において安心して利用できます。
当社の協力会社は小規模会社が多いのですが、Greenfile.workは協力会社は一切費用がかからず利用できるので、料金面での導入ハードルを下げることに繋がり、協力会社への浸透がしやすいと思いました。
また現場以外の職員も施工体制や資格情報を確認したい場合があるので、ユーザー登録に費用がかからないことで「誰を登録する?何人増やすべきか?」の検討など、ユーザー管理に悩まずに済みます。
Greenfile.workは費用面の心配をせずに、必要な時に必要な人が安全書類の情報を確認することができるので、本質的でよいと感じました。

Greenfile.workで効率化が期待できること

西野様(池尻大橋作業所 現場担当) :
やはり労働時間ですね。安全書類の業務時間がとても減りました。

以前は安全書類に取り掛かる時間を確保する必要がありましたが、今は仕事の合間の15分ほどでチェックして隙間時間を上手く活用できているので、業務を短縮できていると実感しています。
また不備チェック機能のおかげで確認作業やチェックバックする手間も減り、協力会社とのやり取りが早くスムーズにできているようになりました。
加えて、協力会社へ書類不備の是正をする時は何を伝えたいかというのを言葉だけではなくて、訂正箇所を同じ画面を見ながら一緒に話せるというところがよいですね。同じ画面を共有して確認しているので、ミスコミュニケーションを防げています。

そして導入してペーパーレスになってからは、印刷して郵送する時間はほぼなくなりました。書類の量に関しても、これまで新設工事の安全書類は大体段ボール3箱くらい必要だったんですが、途中からGreenfile.workを導入したことによって、今の現場は段ボール1箱くらいで済みそうです。

河野様(大阪支店):
これまでは工事の基本情報に変更があった場合、一文字の修正でも書類にハンコが必要だったり、修正内容が各協力会社に確実に伝わっているかの確認をする必要がありました。
導入してからは、Greenfile.work上で一度修正登録してしまえば全ての書類に即時反映されるので、訂正の手間や情報共有の効率化という点で本当に楽になりました。
基本契約書や注文書・注文請書等の現場外で管理している文書も、管理部門で安全書類に添付することで、現場で確認することが可能です。
現場と他部門のやり取りが減ることも現場担当者の負担軽減に繋がるところです。

また協力会社の指導面でも便利な点があります。
Greenfile.workでは各会社の安全書類の進捗状況を一覧表のように見ることができるので、書類の作成状況や不足しているものがすぐに分かります。そのため元請けとして適切な指導ができますし、協力会社も同じように確認ができるので楽になったと感じていると思います。

加えて、安全関係の最新ニュースをサービス上で共有してくれることが大変助かってます。
建業法の改正や保険関係の情報については、元請けとして適切に周知や指導をしたいところですが、下請けになればなるほど難しい場合があります。そのような情報を元請け含め全協力会社がGreenfile.work上で簡単に知ることができるので、情報共有や知識面での指導についてもやりやすさを感じています。

武藤様(本店管理部):
施工体制台帳に含まれる施工体系図は10年間保管する義務があるので、安全書類と共に10年間は会社で保管しています。保管後は閲覧することはほとんどないのですが、倉庫に保管している紙の量は決して少なくありません。
しかしGreenfile.workによって紙の量が大きく削減されることで、倉庫費用はもちろん運搬費も削減できる効果が期待できます。

また法改正が発生した場合、以前はエクセルで書式を作って現場に周知していたのですが、法改定の度に確認して作り直す作業が大変でした。
今はGreenfile.work上で法改正のお知らせや書式変更について通知がされ、現場への周知や対応が容易にできるので大変助かっています。

協力会社や現場担当者からの反応はどうでしたか

武藤様(本店管理部):
社内の安全担当からは、Greenfile.workを利用すれば協力会社からの書類の提出状況を一覧で把握できるので、催促や指示が出しやすいと聞いています。
協力会社へより浸透していき、全ての現場でGreenfile.workを活用できれば大きく効率化ができると期待しております。

河野様(大阪支店):
Greenfile.workの導入初期では、今までITツールを利用したことがない会社やガラケーしか持っていない人はどうしたらいいんだという問い合わせはありました。
パソコンを使って何かすることに苦手意識を持っている人もおり、作業量が増えるのではないかと危機感を持たれたりと、現場関係者全員の賛同を得ることの難しさを感じていました。そんな方々には「次の現場ではこのくらい楽になるから一緒にやろう」と伝えて初期の入力作業を共同で進めてみたり、グループ単位で操作の説明会を実施したりしています。

そうして少しずつ時間かけて慣れてもらい、どこかで「楽だな」とか「Greenfile.workの方が費用がかからない」などメリットを感じてもらえる協力会社が増えていくことを期待しています。

今後Greenfile.workに期待すること

武藤様(本店管理部):
現場から色々と改善要望が出ていることに対して、対応していただいていると聞いています。これからもより使いやすいシステムになるよう更新していたただけると、さらに効率化が図れると期待しています。

河野様(大阪支店):
協力会社が学習しながら操作できるドリルのようなものがあると嬉しいですね。
例えばGreenfile.workのどこかに検証版のようなものを作成してもらえれば、私たちから説明し、理解してもらいながら操作のやり方を覚えてもらえると思います。手を動かして何かをすることは得意だと思いますし、職人さんが便利だと言ってくれると更に広まっていくと思います。

西野様(池尻大橋作業所 現場担当):
会社毎に提出する書類が異なる場合がありますが、Greenfile.work上でどの書類を提出する必要があるのかを、ひと目見てすぐに分かるようになるとよいと思います。
元請け視点だと書類管理がしやすいことも重要になってくるので、より便利に使いやすくなることを期待しています。

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