夜遅くまで安全書類に時間をかけることがなくなった【戸田ビルパートナーズ株式会社】

夜遅くまで安全書類に時間をかけることがなくなった【戸田ビルパートナーズ株式会社】

お話を伺った方
購買部長兼安全部長 小山 純二様(写真、左)
安全部指導役 西岡 利博様(写真、右)
安全部主任 横山様(リモートでのご参加)

安全書類の管理体制をより強固に

Q:安全書類の電子化を検討したきっかけは?

小山 様
安全書類の管理体制をより強固にするためにGreenfile.workを導入しました。導入前の課題は大きく2点ありました。一つ目は、安全書類の書式が現場によって新旧混在しており、法令遵守に従った最新書式を浸透させる必要がありました。弊社は管理する現場数も多いですから、現場担当者によっては安全書類の項目などの細かいチェックまではどうしても手が回らない状況でした。二つ目は、大規模な改修工事や新築工事などの規模の大きい工事が増加し、それに伴いコンプライアンスの観点からも管理体制をより強固にする必要がありました。
この状況を解決するために安全書類電子化ツールを検討し、Greenfile.workを採用しました。

※購買部長兼安全部長 小山 純二様

現場にいかずとも安全書類をチェック可能に

Q:Greenfile.work導入後、どういった効果・変化がありましたか?

横山
Greenfile.workの導入によって、現場・協力会社への是正指導が大きく効率化されました。これまでの運用では安全書類の是正箇所を示す指示書を作成し、協力会社ごとの提出状況を紙に書き、現場担当者に伝える運用をしていました。指示書の作成も大変ですが、現場へ足を運ばないと書類の提出状況は確認できなかったため、この業務が効率化されたのはGreenfile.work導入後の大きな変化の一つです。

西岡
私もGreenfile.workで事前に安全書類の進捗状況を把握した上で、現場パトロールをしています。弊社は巡回する現場数が多いため、現場で安全書類をチェックする時間は極力少なくしたいですし、Greenfile.workを導入してからは現場の安全巡視を効率よく実施できるようになりました。

※安全部指導役 西岡 利博様

夜遅くまで安全書類に時間をかけることがなくなった

Q:現場の業務削減にはどういった効果がありましたか?

横山
従来運用と比較して、協力会社から提出のスピードは格段に早くなっています。彼らも自社情報や作業員情報を事前に登録すれば、次回以降の現場でそのまま活用でき、楽になります。今では弊社で定めた期日に書類が揃うようになってきました。
また是正対応やコメントに対しても対応が早くなり、弊社側の確認工数とやり取りの負担が削減され、結果的に現場担当者が夜遅くまで安全書類に時間をかけることはなくなりました

 

Q:協力会社への浸透において、ポイントはありますか?

横山
導入当初の懸念は協力会社さんからの問い合わせによって、私たちの業務負担が増えてしまうことです。ですが、Webに公開されている操作説明動画を案内することによって大多数の協力会社さんは理解してもらえるので、問い合わせの数自体は減っていきました。問い合わせによる業務負担は最低限で済んでいますね。

※リモートでご参加いただいた安全部主任 横山 様

安全書類の提出がゴールではない

Q:今後のGreenfile.workの活用に向けてポイントを教えてください。

小山
社員の中にはまだ新しい運用に慣れない人もいます。しかしGreenfile.workの導入を決めたからには、全ての現場で活用して管理体制の強化を目指したいです。そのためには電子化に対する社内の意識改革と、全現場へのGreenfile.work浸透のための教育を推進していきたいと考えています。

西岡
これまでは書類を提出することがゴールになっていましたが、今は提出された書類の品質を高めるためにどうすべきかという意識が生まれています。より拍車をかけるためにも「Greenfile.workをなぜ使うのか?」という目的と価値を周知して、社員に定着させることが必要だと感じています。

 

 

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