法令遵守の観点で、正確に早く是正できるのがとても助かります【株式会社グッドライフ建設】

法令遵守の観点で、正確に早く是正できるのがとても助かります【株式会社グッドライフ建設】

お話を伺った方:
建築事業本部 管理課 村岡 幸様
建築事業部 福岡建築1課 遠藤 義典様

是正指示や書類のやり取りが非常に手間でした

Q:現場担当者の立場としては、安全書類のどこに課題を感じていましたか?

遠藤 様
協力会社さんから提出された安全書類の過不足確認や、是正指示に多くの時間を費やしていました。毎日のように新規入場者が入るので、技能者の資格や健康状態を都度、確認する必要があり、安全・法令遵守的に間違いないかのやり取りが非常に手間になっていました。それができないと、怖くて現場に入ってもらえないですからね。

Q:Greenfile.workの導入を決めた背景を教えてください。

村岡 様
弊社は2019年に設立したばかりの会社で、導入検討時はまだ2年目の会社でした。当時は現場における様々な管理やマニュアルの整備ができていない状態でした。特に安全書類に関してはそれぞれの現場監督に作成や管理を任せており、全社的な書類管理のマニュアルやルールがなかったり、雛型に統一性がなかったりと書類の管理体制を早急に見直す必要がありました。また現場が竣工する度に、紙ファイルが増加し保管場所が逼迫する、という問題を抱えていました。こうした問題を早急に解決するためにGreenfile.workの導入を決めました。

他社サービスと比較する中では、Greenfile.workは協力会社さんに料金的な負担がないことが大きなポイントでした。当社は建設会社としての歴史が浅いということもあり、これから協力会社さんと関係を積み重ねていく中で、協力会社の皆様に料金的な負担をさせたくないというのが当社の想いでした。また料金の負担があれば浸透のハードルが高くなり、良い導入結果が得られないと考えていました。

協力会社さん向けのサポート窓口があることも大きな魅力の一つです。サポートによりスムーズな導入が可能であると同時に、導入後の問合せ対応において社員の負担が軽減されると考えました。

※ 建築事業本部 管理課 村岡様


法令遵守の観点で、正確に早く是正できるのがとても助かります

Q:Greenfile.workの導入によって、効率化された点を教えてください

遠藤 様
Greenfile.workの不備チェック機能の活用すれば「不備のある書類とその箇所を教えてくれる点」が助かっています

若手の従業員に安全書類を教えていく上で、私の経験も交えながらシステムの中での「この資格が必要なんだよ」という説明もできるんですね。教材になっている部分もあり助かっています。なおかつ、協力会社さんによっては安全書類に対して少し無頓着なところがあるので、書類の是正をする際に「私の主観じゃなくて、第三者(法令遵守)観点でも正しいですよ」っていうのが伝えられるのも大きいです。

他にも、弊社に限らず現場事務所のスモール化が進んでまして、その中で書類の保管スペースがないと困るんですよね。竣工後の保管場所も問題になりますが、その前にまず現場で一時的に保管する必要があるため、その場所を確保しなくて済むのがよい点です。

※ 各協力会社ごとに、安全書類の提出状況を一覧で閲覧できる画面

書類をまとめる時間が、かなり短縮されました

Q:当時の課題であった「書類をまとめる業務」に関しては効率化されましたか?

遠藤 様
Greenfile.workであれば、弊社で指定した書類がサービス上で集まってきますので、書類をまとめる時間は短縮されました。これまでは書類の不足があればそれらをチェックし、追加提出される書類数もどんどん増えていくので、ファイリング整理にはかなりの時間がかかっていましたからね。それを週2回の作業で約2時間もかかっていましたので、大きな時間削減に繋がりました。

Q:書類の提出状況を一覧で確認できる点はいかがですか?

遠藤 様
Greenfile.workでは2次請け→1次請けに提出する状況が可視化されるので、どこの協力会社さんで止まっているかを明確に把握できます。提出された書類をすぐに閲覧できるため、各協力会社さんの作業員数や資格者の人数を事前に確認できるようになったのも助かっています。

※ 建築事業部 福岡建築1課 遠藤


Greenfile.workによって安全書類の分業がされ、大きく効率化が進んでいます

Q:Greenfile.workの導入後、運用体制の変化があれば教えてください

村岡 様
弊社では常時15〜20現場ほどが同時進行で動いており、5〜6現場につき1名の事務担当がサポートしています。これまで安全書類は現場に保管しており管理状況が把握できないため、協力会社さんとのやり取りは全て現場担当者が実施し、事務担当のフォローができない状況でした。

Greenfile.workを導入してからは、現場と事務の役割分担と協力体制を明確にしました。現場と事務の各得意分野をそれぞれが担う形となり、ストレス無く業務が可能良好なコンビネーションの形成ができていると考えています。現在、現場登録や書類回収および催促は事務が実施し、専門性が高い書類チェックは現場側で行うように分担しています。新システムに戸惑うのは協力会社さんだけではなく現場担当者も同じです。現場だけが一生懸命取り組むのではなく、事務方が一緒に業務をおこなう事で、会社全体で取組みしている体制ができたことがうまく活用されている理由かなと考えています。

遠藤 様
前職の経験からも現場は孤立することも多く、下手したら会社本体と全く連絡をしない場合もあります。しかしグッドライフ建設では管理側から現場へのフォローが手厚いこともあり、Greenfile.workを利用して書類催促をサポートしてもらっています。今の運用になってからは現場での所要時間は半分に減っていますね。

※ Greenfile.workで安全書類をチェックする村岡 様


Q:協力会社さんへの周知や是正では、どのように活用されていますか?

遠藤 様
本社からの案内で協力会社さんから書類提出がなかった場合は、現場担当から催促しています。「本社から案内がきているのに、なぜ対応してくれないのか」と協力会社さんに重ねて伝えられるわけです。私1人の意思でやってるわけではなく、元請が一丸となってGreenfile.workの浸透に取り組んでる姿勢をみせられるので、それが伝わり協力会社側も対応してもらえるようになってきています。

村岡 様
協力会社の皆さまにとってもGreenfile.workを利用することによるメリットは十分にありますよね。最初は情報登録など手間がかかるかもしれませんが、その後は登録した情報を再利用できるので「楽になる」という事もお伝えしています。新しい事に取組むのが苦手な協力会社の方もいますが、思い切って取り組んで頂くことで、必ずその先に業務効率化のメリットがある、という事をご理解いただくことも大事なポイントだと思います。

Q:最後にGreenfile.workを利用して、今後どういった体制を構築していきたいですか?

遠藤 様
仮に事故が発生した場合、労基署からの調査に対して、安全書類を用いて対応できる必要があります。監督署が求める書類がなければ、何回も自分の足を使って労基署に通わないといけないこともありますよね。これからはGreenfile.work上にしっかりとデータ蓄積し、書類提出、そして書類の承認・管理を徹底して、事故があっても各方面に対してしっかり対応できる環境を構築していきたいと考えています。そのためには元請と協力会社さんの双方でしっかりと認識を合わせることが重要だと思います。

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