Greenfile.workで安全書類の運用体制が変わった【株式会社林工組】

Greenfile.workで安全書類の運用体制が変わった【株式会社林工組】

お話を伺った方:

  • 株式会社林工組 建築工事部 部長 鈴木智之 様 
  • 株式会社林工組 建築工事部 鈴木茉生 様

現場業務の「もったいない時間」を軽減したい

※ 建築工事部 部長 鈴木智之様

Q . 業務効率化を考えた際に、安全書類電子化ツール以外にも様々な選択肢がある中で、なぜ安全書類の電子化を検討したのですか?

安全書類の業務負担が大きいと感じていた中で、いくつかの協力会社から「安全書類を電子化したい」という要望があり、双方の思いがやっとマッチしたタイミングだったのが一番大きいですね。

協力会社からも「電子化したほうが楽だよ」、私たち元請も以前から「そのほうが楽だし、お互いがwin-winの関係になるのでいいじゃないですか」と。元請側だけでトップダウンで推進してくのは難しいところがあるので、双方の理解があったことが大きかったです。また弊社以外に浜松市内の元請企業がGreenfile.workを何社か運用してたので、その有用性を感じている協力会社も複数社いました。

Q . 安全書類業務で課題だったことを教えてください

現場ごとに何回も同じ作業をしていたことですね。現場に入場する協力会社は、同じ企業になることが多いのですが、前の現場で書類の是正をしても次の現場で何度も同じ是正を繰り返すことがありました。具体的には作業員の社会保険や、保有資格のチェックなどに多くの時間を費やしており、非常に時間がもったいないですし、それが1次、2次、3次になっていくとその分かかる時間も増えていきますから、何とかしたいと考えていました。

Q . 実際に、安全書類における担当者の負担はどれほどかかっていましたか?

書類のチェックや回収などの作業にかかる負担として、「1社あたり0.75人工」は発生していました。現場教育の一つとして、若手の従業員が安全書類を管理しているのですが、Greenfile.work導入前は、全ての安全書類は紙で作業していたので、各々の現場で同じことをやっていて負担も大きかったと思います。安全書類は元請が管理し責任を負うものになるので、協力会社さんの立場としてはとても手間のかかる作業です。ですので、安全書類の書き方がわからなかったり、不備が発生したりするわけです。それを改善するには、機械的に作業できるツールを導入するのがいいんじゃないかと。そしてツールを導入する上で、付加価値を上げて生産性をあげることが重要だと考えていました。

Q . 導入を本格検討される際に、他社サービスとは比較されましたか?

最初は大手ゼネコンが利用しているサービスを導入しようと考えていました。ですが、浜松市内の元請企業を見ていくと、Greenfile.workで導入している企業が多くて、協力会社さんも馴染みがありました。また協力会社さんは無料で利用でき、浸透がしやすいと考え、Greenfile.workを採用したのが背景です。


Greenfile.workで安全書類の運用体制が変わった

※ Greenfile.workで安全書類をチェックする鈴木茉生 様

Q . 既存の運用と比較して、効率化されたことを教えてください

Greenfile.workを活用しはじめたころの運用体制は、紙と同じように各現場の担当者に任せており、最初は今以上にはうまくいきませんでした。Greenfile.workを利用すれば楽になるとはいえ、現場任せになってしまうと、昔ながらの考え方があって、書類を出しておけばいいねっていうのがあり、Greenfile.workを見ないんですよね。

Q . それを受けてどのような対応や運用をしましたか?

今年に入ってから、専任の担当者の鈴木が、全ての現場の帳票をGreenfile.workでチェックする運用に変更しました。具体的には新規入場の確認までを現場に任せて、以降は本社で書類チェックを実施したことにより、現場の負担も巻き取ることができ、とても楽になることがわかりました。実際に現場担当者に「何を取り除けば現場が楽になるか?」と聞いたときに、「書類のチェックをしたくない」という声がありました。チェックするまでの業務は現場でできるとのことだったので、それ以降の作業を本社側で巻き取ることができれば、現場担当者はその他の業務に注力ができるようになると考えました。

Q . 現在の運用はGreenfile.workを導入しなければとれなかった?

紙ベースで現場の書類を本社でチェックするとなると知識も必要ですし負担にもなりますので、そういったことをできる人は限られますよね。Greenfile.workを利用すれば、協力会社からの提出された書類不備を自動で検知したり、全現場の進捗状況もすぐに確認できるので、今の運用体制がとれたと思いますね。

※ 各協力会社ごとに、安全書類の提出状況を一覧で閲覧できる画面


不備チェック機能で、誰でも書類がチェックできるように

Q . Greenfile.workを利用する中で、効率化されたことを教えてください

安全書類の不備チェック機能は非常に助かっています。この機能をもとに書類をチェックしているところがありますね。安全書類のチェックにしても専門知識が必要になるので、ゼロから勉強を始めなきゃいけないと思うんですけど、若手でもある程度の部分まではチェックできて便利ですね。

※ 作業員名簿における不備チェック機能の画面

Q . 自社の情報や現場情報といった情報管理の面ではいかがですか?

マスターデータにおける資格管理については、資格があるかないかが直ぐにわかりますし、是正などすれば、協力会社もちゃんと登録してくれるので、この点も大きく効率化されたと思います。

Q . Greenfile.workのサポート体制についてはいかがですか?

運用の相談や機能要望など、専任のサポート担当の方に電話することがよくあるのですが、しっかり対応してくれてとても助かってます。対応の丁寧さは非常にありがたいですね。操作がわからいなことがあれば、右下にヘルプを利用しています。また協力会社さんによってはGreenfile.workのチャットや電話サポートを利用して、解決してくれている印象です。「元請側の設定がこうなってるので、変更してもらえませんか?」と自分たちで調査してくれている会社様もいますね。

Q . 最後に、今後のGreenfile.workへの期待を聞かせてください

業務を効率化していく上で、運用における伸びしろはまだまだたくさんあると思います。導入してから1年ほど経過しますが、職員、協力会社を含め効率的に進める方法を日々模索していきたいと思います。

またGreenfile.workへは開発要望を伝えておりますが、安全書類業務がより効率化される開発やリリースを期待しています。

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