お話を伺った方：
大和電設工業株式会社
社会インフラ事業部施工部 課長 岡 雅則 様
社会インフラ事業部施工部 課長代理 熊谷 航 様
ホームページ：http://www.ddk.co.jp
この記事の公開日：2022年11月22日
課題の根本解決に向けて、Greenfile.workで一元化を目指す
Q：Greenfile.work導入前の課題を教えてください
熊谷 様
安全書類の管理が一元化できていなかったことです。
これにより、現場では提出書式の混在と情報の最新化が、弊社内では書類の不備確認の遅れと膨大な修正時間がそれぞれ課題となっていました。
現場では、全建統一書式改定の周知が行き届かず新旧書式が混在していたり、一部の協力会社様で過去に作成した作業員名簿や車両届けを使いまわして提出する傾向があるため、情報の最新性を維持・チェックするのに多くの時間が必要でした。社内では、提出書類の帳票が統一できていないため、不備に気づくのが遅れてしまい、結果として不備の修正に膨大な時間を必要としていました。
※社会インフラ事業部施工部 課長代理 熊谷 様
一元管理が可能となり、修正にかかる時間が大幅に削減できた
Q：Greenfile.workの導入後、上記の課題は解決できましたか？
まず現場側の負担の軽減についてお聞かせください
熊谷 様
Greenfile.workでは常に最新の全建統一書式が更新されるため、書式が混在することはなくなりました。作業員資格者証や保険情報についても、データベース化されているため最新性が保たれます。
Q：本社の管理側で効率化されたことも教えてください
熊谷 様
各現場の安全書類をサービス上で一元管理できるようになったため、不備チェックのタイミングや項目を全社で統一でき、修正にかかっていた時間が大幅に削減できました。
安全書類の提出状況をリアルタイムに把握でき、差し戻しや再提出もサービス上で完結できるため、回収や不備修正に余裕を持って対応できるようになりました。
※ 各協力会社ごとに、安全書類の提出状況を一覧で閲覧できる画面
以前は社内検査で洗い出した不備を修正するために、現場スタッフの労力が1週間ほど必要でした。それが、Greenfile.workの導入によって、日々の業務の中で定期的に書類をチェックできる体制が構築されたため、社内検査の段階で修正箇所が減少し、大幅に削減できました。これがひと現場15000円/月で管理ができるためコストパフォーマンスもとても良いです。
さらに、紙の印刷やファイリング業務なども大幅に少なくなりました。書類作成はGreenfile.workで、発注者へのデータでの提出は※ASPでできますし、社内でのデータ管理もサービス上で実施しております。
※ASPとは：公共事業において、情報通信技術を活用し、受発注者間など異なる組織間で情報を交換・共有することによって業務効率化を実現するシステム。（土木工事等の情報共有システム活用ガイドライン 令和3年3月改定 より抜粋）
サービスを活用し、若手社員への安全教育に取り組む
Q：Greenfile.workを利用して、どんな体制を築いていきたいですか？
熊谷 様
Greenfile.workを利用して、効率的な社内教育体制を築いていきたいです。若手社員が現場代理人になることを見据え、私が部署を異動したあとでも全員が管理指導できるような体制を整えたいと考えています。
Greenfile.workの不備チェック機能を活用して若手の知識を底上げし、それぞれの書類の知識、その意義や必要な理由を建設業協会の書籍から学んでいくことで、指導負担の軽減も可能と見込んでいます。不備チェック機能は、各書類で400以上の項目を自動でチェックし、不備内容と件数が赤文字で表示されるため、実務でとても役立っていますし、こういった社内教育にも活用できると感じています。
こういった書類の自動化サービスはとても便利な反面、「なぜこの書類を作らなければならないのか？」も理解しておかないと、最終的に現場のことが分からなくなってしまいます。そのため、Greenfile.workによって時間的な余力を生み出し、建設業協会の書籍で学びながら、協力会社様に指導できるところまで全員が到達できればと思っております。
※ IT研修の様子
Q：今後の展望をお聞かせください。
熊谷 様
建設キャリアアップシステム連動運用に向けた体制の整備にも力を入れていきます。
公共工事では、建設キャリアアップシステムが国土交通省の方針で原則義務化されているため、実際に現在着工中の現場には建設キャリアアップシステムの端末を導入し、試験的に運用しています。
Greenfile.workは顔認証やカードリーダーで建設キャリアアップシステムとの連携も可能ですので、作業員名簿等の情報も引き継ぐことで入力の二度手間の削減に期待しています。
本日はありがとうございました！
