3時間かかったファイリング業務がなくなった【株式会社コスモスモア】

3時間かかったファイリング業務がなくなった【株式会社コスモスモア】

お話を伺った方
株式会社コスモスモア 
建築事業部 建築部施工管理2課 マネージャー 鯨岡輝様
建築事業部 建築部施工管理2課 担当課長 森一彦様
建築事業部 建築部ストラテジックデザイン課 伏見啓希様
建築事業部 建築部施工管理1課 中村苑佳様
ホームページ: https://www.cosmosmore.co.jp

安全書類のファイリング業務が全社の負担となっていた

Q:Greenfile.workを導入しようと思った背景と、それまでの課題について教えて下さい

森 様
全社的にICTを活用した業務改善の動きがあり、その一環で安全書類の電子化に取り組みました。弊社では3〜4ヶ月ほど短工期の現場が多く、ひとりの現場代理人が複数の現場をまとめて管理する場合があります。そのため業務量が重なることが多く、「協力会社さんからの書類回収」と「ファイリング業務の負担」の2点は特に負担でした。

伏見 様
書類回収について、短工期の現場が多いことから、回収やチェックの時間を確保することが難しく、2次請け以下の会社さんが多い現場では特に書類が集まりにくい傾向がありました。

中村 様
ファイリングについては、全社的に大きな負担となっていました。私は事務担当として、安全書類や発注業務のサポートをしています。安全書類は10年保管が義務づけられているため竣工後に保管用の倉庫に発送するのですが、どの現場の書類かを確認し、年度ごとに整理してダンボールに入れる作業に時間がかかっていました。

森 様
他にも現場では万が一に備えて発送前にスキャンを取る作業もあり、それも大きな負担となっていました。また、コピー機のない現場では、メールで受領した書類を会社で印刷して現場に持っていく手間も発生していました。

 

Q:上記の課題を解決するためにGreenfile.workを検討されたのですね。当時、他社製品と比較してどういった点が決め手になりましたか?

鯨岡 様
一番の決め手は協力会社さんに費用がかからないところですね。小規模の協力会社さんも多いので、お金がかかるとなると強くお願いできず、紙と電子の二重運用になっていたと思います。Greenfile.workは協力会社さんの利用料がかからないので浸透しやすく、紙での提出を防いで強固な管理体制を構築できると感じました。

※建築事業部 建築部施工管理2課 マネージャー 鯨岡輝様

代行入力やマスターデータの反映でより効率的な安全書類作成を実現

Q:導入後、特に便利だと感じた機能はありますか?

中村 様
協力会社さんの書類を代行入力できるのはありがたいですね。協力会社さんの中にはパソコンに不慣れでサービスにログインすることが難しい方もいます。代行入力の機能によって、導入当初から危惧していた「紙と電子化の二重管理」を防ぐことができました。

伏見 様
会社概要や作業員情報など、一度登録した情報を各種書類に自動反映できる点も書類作成の効率化に大きく貢献してくれています。短工期の現場が多いため、健康保険の期限が切れたときや年齢が変わったときの更新忘れが多発していました。そのため、年度初めに協力会社さんから1年分の情報を提出してもらい現場担当者が照らし合わせてチェックしていましたが、その手間もなくなりました。毎回イチから書類を作る必要もなく、協力会社さんも楽になったと思います。

1現場につき3時間かかった書類のファイリング業務がすべてなくなった

Q:Greenfile.work導入後、ファイリング業務はどうなりましたか?

中村 様
ファイリングと書類保管に関する業務がすべてなくなり、負担が大幅に削減されました。以前は保管用の倉庫への発送後も監査のタイミングに合わせて書類を取り寄せていましたが、Greenfile.workならサービス上で書類を確認でき、データも永劫的に残るので取り寄せ業務も不要になりました。書類を紛失する可能性もそれを探す必要性もなくなり、事務担当としてはとても助かっています。

森 様
現場担当としてもありがたいです。以前は1現場につき2〜3時間かかっていたファイリングが不要になり、複数の現場を担当する際も余裕を持って対応できるようになりました。私個人としては今更、紙には戻りたくないですね。

※建築事業部 建築部施工管理2課 担当課長 森一彦様

導入当初に注力した協力会社への運用フォロー

Q:導入時、協力会社さんへの浸透に向けどのように社内体制を整えましたか?

伏見 様
現場では初期段階で協力会社さんのマスターデータ構築に取り組みました。課によってはお馴染みの協力会社さんも多く、一度マスターデータを入力すれば、次回以降の作成効率は上がると分かっていたため入力が難しい協力会社さんに対しても手厚くフォローしました

鯨岡 様
安全管理課から、Greenfile.workの全現場での活用を徹底するよう指示もありました。現場担当者が紙での提出を許可してしまうと、書類の提出状況や不備の内容が分からなくなり、サービス上で一元管理ができなくなってしまうんですよね。導入の初期段階で協力会社さんのマスターデータを構築し、全現場での活用を徹底したことで、業務負担の軽減と浸透に繋がったと思います。

Greenfile.workの活用が現場担当者の知識強化に繋がった

Q:Greenfile.workの活用が社内で思わぬ効果を発揮したそうですね。

伏見 様
Greenfile.workでの書類の作成やチェックを通して、各書類を記入する目的や内容の理解を深めることができました。私はGreenfile.work導入の2〜3年前に入社していますが、それまでは安全書類の意味をあまり深く理解できていなかったんです。Greenfile.workを操作する中で、用語や不備内容を解説したヘルプページもあり、知識強化の手段としても活用できました。

※建築事業部 建築部ストラテジックデザイン課 伏見啓希様

Q:安全管理課の方からも好評だと伺いました。

中村 様
安全パトロールや書類の確認を担当する安全管理課では、資格者証や受講証などの添付が十分ではないことが問題視されていました。Greenfile.workでは資格者証などもマスターデータから紐付いて反映されますし、不備チェック機能でもエラーとして表示されるため、必要書類の添付漏れがなくなり、法令遵守の課題も解決されました。

鯨岡 様
安全管理課の担当者が現場に行かないと書類を確認できないという負担もありましたが、これも解決できました。不足している書類や是正が必要な箇所について、移動中にパソコン等で確認できるのが、安全管理課側の効率化に繋がっています。

Greenfile.workによる管理体制の強化と効率化を全社に波及させる

Q:ファシリティ事業部にもGreenfile.workを展開し、今後は全社で活用されるそうですね。

森 様
建築事業部での実績から、Greenfile.workなら作業負担の軽減と余裕を持った現場管理を実現できることが判明しました。安全管理課でも、作業効率化と法令遵守の面で効果が出ることがわかり、管理体制強化のためにファシリティ事業部への展開が決定しました。ファシリティ事業部では、工期1ヶ月未満の物件などの複数物件を1人で担当する場合もあるため現場担当者の負担は大きく、Greenfile.workがより効果を発揮すると思います。

中村 様
最初に導入した建築事業部で協力会社さんへの浸透と社員の業務効率化に成功していて、それを波及できる体制が整ったのが全社展開の決め手になったと思います。

※建築事業部 建築部施工管理1課 中村苑佳様

本日はありがとうございました!

 

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