お話を伺った方：
建築部長 尾形 明広様
建築部工事課 江口 茉衣様、永井 花奈様
ホームページ：https://www.nara-const.co.jp
この記事の公開日：2022年12月8日
現場担当者の負担が大きかったエクセル運用時代
Q：安全書類業務で負担だったことを教えてください
江口 様
「協力会社から提出される書類不備の確認と是正」によって現場担当者に大きな負担がかかっていたことです。書類の不備としては、必須の記載事項が空欄や間違いであったり、建設業許可証や資格証などの必要な書類が添付されていなかったりすることが多かったです。
各社が提出してきた安全書類を現場担当者が手作業で、何が足りないかの確認を行い、証明として捺印をして、不備があれば赤ペンで修正してからFAXやメールで返送していました。この作業が毎回各現場で発生し、現場担当者の大きな負担の一つでした。
Q：上記の課題があった中で、Greenfile.workを導入した背景を教えてください
尾形 様
安全書類電子化サービスの存在やメリットは認知していました。パソコンやITツールに不慣れな協力会社が多かったために、協力会社に浸透するかが大きな懸念としてありました。しかし、Greenfile.workは従来の安全書類電子化ツールとは異なり「協力会社に費用が発生しない」という特徴があり「これなら協力会社へも浸透しやすい」と考え、Greenfile.workを採用しました。実際に運用を開始すると、他のゼネコンの現場でGreenfile.workや他の安全書類電子化サービスを活用している協力会社が複数いたこともあり、前向きに捉えてくれる協力会社が多かった印象です。
運用体制の変化で現場負担を大きく削減
Q：Greenfile.workの導入後、どういった変化がありましたか？
尾形 様
現場側での大きな変化はGreenfile.workの活用によって「安全書類業務（添付書類の不備や建設業法の重要な箇所の確認など）における約8割の作業は本社側で管理できるようになったこと」です。現場担当者でなくても安全書類をチェックできるようになり、現場担当者の負担が大きく軽減され、他の業務に注力できる環境になりました。
本社側では安全パトロールの実施や現場訪問をする前に書類の確認ができるようになり、現場に訪問した際には現場での安全や品質などに関しての打合せを以前よりできるようになりました。以前の紙運用では本社からのサポートは限界があり難しかったため、電子化によって可能になった今回の運用はとても良い変化だったと実感しています。
Q：現場から本社へ安全書類の管理業務が置き換わる中で、具体的にどのような業務プロセスが効率化されましたか？
江口 様
効率化されたことの一つは「竣工後の書類の保管管理業務」です。以前は必要書類の選別や古い書類が紛れてないかの確認に多くの時間を費やしていました。協力会社が何十社も入る現場の場合は再チェックやファイリングだけで数日はかかっていました。今はGreenfile.workでデータ保管ができるので公共工事を除けば、書類の保管管理業務もとても簡単になりました。
尾形 様
書類管理の観点では安全書類の正確性や管理体制がより強固になりました。なぜなら、書類を確認する時間的余裕が増えたことにより、隅々までチェックできるようになったためです。労働基準監督署への突然の対応に関しても、今では各現場でGreenfile.workの画面を直接見ていただく対応に変わり、内容に関してもより自信を持って提示できるようになりました。
※ 建築部長 尾形様
協力会社とのストレスフルなやり取りを滑らかに
Q：協力会社とのやり取りで効率化されたことを教えてください
永井様
大きく2点あります。1つ目は「書類作成が効率化されたこと」です。Greenfile.workではマスター情報から項目を選択するだけで書類を作成できるので、協力会社の間違った記入が軽減され、書類の精度も上がってきました。またエクセル運用時代でよく発生していた、あらかじめ設定してある関数・マクロ計算式を協力会社が入力を誤り、消してしまうケースもGreenfile.workであれば発生しません。
2つ目は「協力会社の書類を代行編集できるため、細々とした修正依頼のやり取りが削減されたこと」です。場合によっては協力会社が書類をすぐに修正できないケースもあるため、上位会社が代行して書類を編集、完成できるのはとても効率化された点だと感じます。
Q：Greenfile.workの運用サポートへの感想を教えてください
江口 様
Greenfile.workの担当者からのサポートはとても助かりました。サービスの仕様に変更があった際は弊社の担当者の方に直接電話で丁寧に対応してもらえましたし、Greenfile.workの操作説明動画など、さまざまな手法でユーザーをサポートしていて助かっています。
※ Greenfile.workの運用を担う建築部工事課 江口様と永井様
Greenfile.workを利用した今後の展望
Q：最後に、今後の要望や理想について教えてください
尾形 様
建設キャリアアップシステムへの対応はGreenfile.workを活用しながら推進していければと思います。また機能面の改善としては、弊社では新規入場者の確認に大きな負担がかかっているので、Greenfile.workには今後も建設会社の実態をしっかり理解し、課題の大きいところから改善に着手してもらえるとありがたいです。
