お話を伺った方
株式会社丸島アクアシステム
工事本部 吉村 欣也様
ホームページ：http://www.marsima.co.jp/
この記事の公開日：2023年8月2日
人材不足の中、現場の効率化が課題だった
Q：Greenfile.work導入前の課題を教えてください。
以前は安全書類を紙で管理しており、2つの要因から作業効率が悪く現場担当者に膨大な負担がかかることが課題でした。
1つめは安全書類の書式が統一できていないことです。建設業法改定の際、会社として周知はしても統一までは目が行き届きにくく、現場によって書式がばらついていました。
2つめは安全書類業務のマニュアルがないことです。現場ごとの書類品質に差が生まれ、書類不備や差し戻しも多発していました。
書類不備による協力会社さんとのやりとりには特に時間がかかっていました。こちらから協力会社さんにお渡しするマニュアルもなく、安全書類のノウハウを持つ協力会社さんも少なかったため、現場担当者が協力会社さんに必要書類や修正箇所を細かく指導する必要があり大きな負担となっていました。
Q：人材不足も深刻な課題だと伺いました。
慢性的な人材不足も現場ひっ迫の要因です。水門工事には製造工程とそれを据え付ける建設工程があり、受注金額における製造工程の割合が大きいため建設工程に予算を割きにくく、構造的に人材不足の深刻化に拍車をかけていました。それゆえ受注物件に対し施工管理者が不足していて現場管理業務と安全書類業務を一人で担当することが多く、現場管理の負担が大きい中で安全書類業務に時間を取られることが問題でした。
現場のバックアップ体制構築が目的
Q：Greenfile.workの導入を検討したきっかけと、導入の目的を教えてください。
安全書類電子化サービスを検討したきっかけは、人材不足をITで補い現場を効率化するためです。そして最終的には社内でのバックアップ体制構築を目的としており、Greenfile.workは最適なサービスだと感じました。
バックアップ体制とは、全案件の安全書類業務を専任部署で一括して担当することです。実は現在当社では、発注業務を奈良工場で取りまとめており、奈良工場から注文請書を全国の各現場に送付しています。同じように全現場の安全書類業務も集約すれば、現場担当者の負担も軽減され全社的な作業効率化が可能になると考えました。
Greenfile.workならクラウド管理や不備チェック機能により現場の効率化が達成でき、さらに専門的な知識がないスタッフでも画面の指示に沿って操作していけば安全書類の作成や不備確認ができるため、最終目的であるバックアップ体制の構築が可能と判断しました。
協力会社さんに負担がかからないのが魅力
Q：他の安全書類電子化サービスと比べ特に高く評価いただいている点はどこですか？
Greenfile.workは協力会社さんに費用がかからないところがとても良いですね。小さい業界ですし、一人親方や数人規模の小規模な協力会社さんも多いためなるべく負担をかけたくないんです。だから協力会社さんが無料で使えるのはとてもありがたく、Greenfile.workを使い続けている理由のひとつです。
現場担当者も協力会社さんも「作業が楽になった」
Q：Greenfile.workの導入後、現場からはどのような反応がありましたか？
現場担当者からは、最新書式で統一でき、時間がかかっていた協力会社さんへの不備指摘の手間が削減され効率化できたという声がありました。
複数の現場でGreenfile.workを活用した協力会社さんからも、決められた箇所に必要事項を入力すれば正しい書類が完成するため書類作成自体が楽になったと言っています。またGreenfile.workに登録した会社情報や作業員情報は他の現場でも活用できるため、二度手間が省けたという感想もありました。
現場担当者も協力会社さんもメリットを十分実感しているため、今後は各現場担当者へのさらなる浸透とバックアップ体制の構築に力を入れていきます。
人材不足解消と働き方改革のため試行錯誤を重ねる
Q：今後の展望をお聞かせください。
Greenfile.workはわかりやすいマニュアルや操作動画もあり、一度活用すれば作業効率化を実感できるのですが、日々の忙しさから新しいものを覚えることに抵抗を感じ、紙運用を選んでしまう現場担当者もいます。
これを解決するには「初回利用のハードルを下げるフォロー体制」が必要だと考え、推進担当者を起用し各現場で運用を手助けする取り組みを開始します。こういった試行錯誤を重ねつつ、同時にバックアップ体制の構築にも取り組み、社員の働く環境を改善していきます。
ありがとうございました！
