前編では、Greenfile.workを選んだ理由と、導入後に楽になった作業についてインタビューしました。
ここからは費用対効果を最大限に発揮させる運用方法について伺います！
費用対効果を最大限に発揮するため、新しい運用体制を考案
Q：Greenfile.work導入の際、どのような社内体制を整えましたか？
導入当初のミッションである「作成効率の向上」と「安全書類の精度」の両方を達成するため、2つの仕組みを整えました。現場側で行う操作を最低限にすることと、安全書類の作成状況を現場担当者に伝える情報共有会議を行うことです。
新しいサービスを導入したとき、全ての操作を覚えることに抵抗を感じる人は多いです。そこで、導入ハードルを下げ現場の抵抗感を低減するために、現場代理人に覚えてもらう操作を「ログイン」と「閲覧」と「印刷」の3つに絞りました。
弊社では現場代理人が現場業務に専念できるよう、負担の大きい書類作成業務を工事業務運営課で巻き取っています。そのため現場でのGreenfile.workの操作は最低限で済むのです。その結果、サービス導入後に現場側に操作を丸投げして習熟度に差が生まれることを防ぎ、「安全書類の精度向上」が達成できました。
現場情報と安全知識を共有し、現場代理人の安全意識を向上
Q：情報共有会議とはどのようなものですか？
工事業務運営課の書類作成担当者から現場代理人へ、現場情報を共有する会議のことです。現場に関する最新かつ正確な情報を共有するため、各現場の入場日前に行います。
この会議では、該当現場の下請け編成の確認や建設業許可の有無だけでなく、外国人就労者や一人親方の就労条件や労災保険の加入確認、各種書類の必要性と罰則事例、現場に該当する建設業法や関係法令まで説明します。
結果として、現場代理人が安全書類と現場の情報をもとにリスクを考察することで、安全意識を向上させ、正しく判断できるようサポートする仕組みとしました。このような運用にした目的は、安全書類の代行作成により現場の安全書類への関心が低下するのを防ぎ、現場の安全意識とコンプライアンス意識を向上させるためです。
※Greenfile.work導入前後で運用体制を比較した図
現場全体の安全意識も向上し「安全教育」の要望が
Q：Greenfile.work活用に向けた体制整備、一番大きなメリットはなんですか？
一番大きなメリットは現場側の安全とコンプライアンスへの意識が向上したことだと私は思います。安全書類の負担が軽減し余裕が生まれたことで、今まで事務的にこなしていた安全書類に興味を持つようになりました。
安全書類の内容について、意味や目的、やらないとどんなリスクがあるのかなど、現場代理人やパートナー会社が自主的に調べる動きが出てきたのです。さらにパートナー会社からの要望で、建設業法と安全書類の基本についての勉強会を開催しました。
勉強会に参加された方より「今まで曖昧に理解していたことの根拠が明確になり、より理解が深まった」「書類は形になっていれば良いわけではないという、安全書類の重要性に改めて気付かされた」などの感想をいただけました。このような勉強会が開催できたのも、Greenfile.workの活用を通して得た知識と経験によるものであると思っております。
※Greenfile.workで安全書類をチェックする新保様
重要なのは、いかにサービスを「活用」するか
Q：サービスを活用する上で、大切にしていることを教えて下さい
Greenfile.workは優秀な安全書類の電子化サービスだと思います。その上で重要なことはサービスを「使う」だけではなく「活かす」意識だと私は思います。これまでGreenfile.workをどう活かすか？に目を向けて改善してきましたし、その結果、「工数削減」と「安全書類の精度向上」、さらに「安全意識とコンプライアンス意識の向上」が達成できました。
Excel運用での安全書類作成は、「効率」と「精度」に問題がありましたが、Greenfile.workで解決できました。しかし、Greenfile.workにも「現場への浸透」と「情報の共有」という課題はありました。Excel運用の問題解決がゴールではなく、『質の高い現場管理』を提供することで初めて、Greenfile.workを利用する価値が生まれると思います。 最近は、現場代理人やパートナー会社が自主的に動いてくれるのが嬉しくて、私たち工事業務運営課ももっと頑張ろうと思えていますね。
今後もサービスを活かす仕組みと事後フォローをうまくやっていきたいと思っています。Greenfile.workは現状7〜8割使いこなせていると思うので、残りの部分をまずは私が理解して、さらに生産性を上げていきたいですね。
本日はありがとうございました！
