お話を伺った方
オムロンフィールドエンジニアリング株式会社
コンストラクション本部 工事業務運営課 新保和徳様
ホームページ：https://socialsolution.omron.com/field-engineering
この記事の公開日：2023年2月13日
ミッションは安全書類の工数削減と精度向上
Q：Greenfile.work導入前の課題を教えて下さい
現場代理人の業務負担が大きく、その結果、安全書類の精度が担保できていなかったことです。
現場代理人は施工計画や発注業務、工法の確認、パートナー会社とのやり取りなど、現場にまつわる膨大な業務を担当しています。この膨大な業務量の中では、どうしても、安全書類業務の優先順位が低下するため、精度が下がってしまい、結果として安全パトロールなどで不備の指摘が発生する事態が生じていました。
現場の負担軽減のため、最初は書類作成業務を巻き取る専門部署を設置しました。しかしExcel運用のままでは工数の削減ができず、安全書類の精度も低く、現場の管理も不十分になりがちで、意図しない事故や違反が発生するリスクがあることが改めて分かったんです。
従って課題は「作成効率の向上」と「安全書類の精度」であり、課題解決を模索した結果、Greenfile.workというツールに出会うことができました。
※工事業務運営課 新保和徳様
納得いくツール選定のため、試験的な導入で効果検証
Q：サービスの検討にあたり、社内でどのような議論があったのでしょうか？
社内で検討を進めていく中で、「Excel運用で多少時間がかかっても、人を雇って人海戦術を取れば書類の精度は担保できるのではないか」という意見もあり、費用対効果が担保出来るかという懸念がありました。
それでも私がGreenfile.workを推薦した理由は、我々の抱えている課題である「作成効率の向上」と「安全書類の精度」を解決するイメージが浮かんだからです。そこで、Greenfile.workの導入メリットを立証するためにも試験的な位置づけで導入し、効果測定の結果をもって判断することになりました。
Q：Greenfile.workの効果測定ではどのような結果が出ましたか？
それまでのExcel運用と比較して、「作成効率の向上」と「安全書類の精度」の課題解決が可能ということが判明しました。さらに「安全書類の精度」が向上することによって、知識不足や不注意による法令違反の抑制にも繋がるため、「コンプライアンスの強化」が可能になる未来も見えました。
Q：ぜひ詳しい経緯もお聞かせください
8現場ほど検証した段階で、Excel運用とGreenfile.workの圧倒的な差が2点判明しました。それは大幅に工数の削減ができることと、書類の精度が非常に高いことです。
作業工数についてGreenfile.workの活用現場が2件、3件と増えていくごとに、安全書類業務に必要な工数が3分の2、3分の1と、段階的に減っていたのです。これはGreenfile.workのマスター情報で会社や作業員の情報を活用できるためです。Greenfile.workの活用現場が増えるにつれ、パートナー会社のマスター情報もどんどん構築され、それを新しい現場に適用することができるため、大幅に工数が削減されました。
また、従来のExcel運用では書類の回収だけでも精一杯で、不備チェックをする時間の確保ができず、不備の修正まで手が回りませんでした。Greenfile.workでは、書類回収と不備チェックが自動的に完了します。このため、発見した不備の修正に時間を使うことができました。結果として、工数も削減し更に精度の高い安全書類の作成が可能になりました。
精度の高い安全書類が作成できるということは、会社にとっての最重要課題である法令遵守に繋がります。これなら会社としてもやってみる価値があるということで採用となりました。
手紙のやりとりからメッセージアプリになった感覚
Q：導入後、具体的にどういった点が楽になりましたか？
以下の通り、証明書類の整理や提出状況の確認、押印の作業が圧倒的に楽になりました。
証明書類整理の手間
Excel運用では、送られてきたPDFファイルを分割・個人ごとに結合していました。
安全書類の記載内容と照合するため、パートナー会社に求める証明書類は主にPDFファイルとなり、建設業の許可証、主任技術者の資格証や実務経歴書など、会社毎・個人毎でPDFファイルを管理するのが理想です。しかし実態としては、一つの会社または複数の会社でまとめて一つのPDFファイルで送られてくるケースも多く、その都度、PDFファイルの中身を確認・整理する必要がありました。また書類の不足や期限切れ、添付違いなどの不備の指示に膨大な時間を要していました。しかも別の現場で是正されることも少なく、何度も同じ確認と指示を繰り返すムダな作業が発生していました。
Greenfile.workなら証明書類を個人に紐付いて保存・管理できるため、PDFファイルの整理が不要になりました。
提出状況把握
Excel運用では、各現場の書類提出・修正状況把握のため、独自で作成した管理表に各書類の状況を記載し管理しており、膨大な手間が掛かっていました。
Greenfile.workではステータスによってひと目で状況が把握できるため、チェックの必要がある書類が明確に判別可能になりました。
さらに、各種書類の提出状況の把握が簡単にできることにより、書類チェックからの差し戻しのスピードもとても速くなりました。Greenfile.workのコメント欄を活用することで、書類ごとに修正箇所を具体的に指示することができるため、パートナー会社からのレスポンスが早くなり書類の精度向上に繋がりました。Excel運用の場合はメールや電話などで各書類の修正箇所を指示していたので、パートナー会社からは理解するのが大変と思われ、レスポンスに時間がかかっていました。 レスポンスのスピードについて例えるなら、手紙のやりとりから、メッセージアプリのやりとりになったイメージです。
※各協力会社ごとに、安全書類の提出状況を一覧で閲覧できる画面
押印の作業
Excel運用では書類の完成を証明するため、会社印や責任者印の押印が必要でした。また、書類の記載変更がある度に再押印が必要となりました。Greenfile.workでは電子契約になるため押印自体が不要になりました。
※工事業務運営課 新保和徳様
もうExcel運用には戻れない
Q：導入当初は工期の長い現場にのみGreenfile.workを活用予定と伺っていましたが、今ではほとんどの現場でご活用いただいていますね。
工期の短い工事は、パートナー会社の数が少なく作業負担も最小限であることから、従来通りExcel運用の予定でした。
ですが先述の通り、マスター情報の活用によりGreenfile.workのリピート回数が増えるほど作業工数の削減に繋がりますし、Greenfile.workで全ての現場を一元管理できるため、今では発注者より書式指定（Excelなど）があるもの以外は、ほとんどの現場で活用しています。Greenfile.workで多くの業務が効率化されるため、もうExcel運用には戻りたくないですね。
改善要望への対応が良く、どんどん使いやすいサービスに進化する
Q：サポート体制はいかがですか？
ヘルプセンターの方にはいつも丁寧に対応いただいています。導入当初はヘルプページを活用する余裕がなく、よくお世話になっていました。本当に簡単なことや同じことを聞いても優しく対応してくれましたね。
そして改善要望にも真摯に対応してくれることには驚きました。案件のソート化の要望や、施工体系図の文字が小さくなってしまうエラーの改善など、もちろん優先順位はあると思いますが、ユーザーの声をきちんと聞いて、スピード感、満足感を頂けるようご配慮されていると感じます。
前編では、Greenfile.workを選んだ理由と、導入後に楽になった作業についてインタビューしました。
後編では、費用対効果を最大限に発揮させる運用方法について伺います！
つづきはこちらの画像をクリック！
