<共同調査>Greenfile.workで従来作業時間が最大62.8%削減!【日本建設株式会社】

<共同調査>Greenfile.workで従来作業時間が最大62.8%削減!【日本建設株式会社】

お話を伺った方
大阪支店 安全課 課長 大西 則道 様
大阪支店 工務部 小谷 めぐ美 様
東京支店 品質管理部 鈴木 美紅 様(リモートでご参加)
ホームページ:https://www.nihonkensetsu.co.jp

次世代社員の人材確保を目指してGreenfile.workを採用

Q:なぜ安全書類の電子化に取り組もうと思ったのですか?

大西 様
弊社は2018年から次世代社員の人材確保を目標に掲げ、ITを活用したスマートで働きやすい職場環境の構築と現場稼働日数の削減「土曜日閉所」に取り組んできました。
その中で安全書類の電子化を検討したきっかけは業務負担に関する現場のアンケート結果から、「施工体制台帳をはじめとした安全書類の書類作成・確認事務作業の負担が残業時間の増加に影響している」ことが判明したためです。安全書類は法令遵守の観点で必須の業務ですが、工事に直結する業務ではないため現場担当者にとっては、より負担に感じやすくなっていたことがわかりました。

小谷 様
現場を支援する工務事務でも安全書類の確認は負担になっていました。日頃から安全書類のチェックまで手が回らない現場担当者に対してサポートしていますが、安全書類が電子化されていない時は現場までいかないと書類の状況がわからなかったため、紙で提出された書類の整理や現場担当者への進捗確認に多くの時間を費やしていました。

 

Q:安全書類の電子化ツールを検討する上で、Greenfile.workを採用する決め手になったことは?

大西 様
一番の決め手は協力会社様に費用がかからないことです。協力会社様への導入を勧めるにあたって非常にアピールしやすいものでした。費用が発生しなければ協力会社様の規模を問わず無理なく案内ができますし、現場への展開もスムーズに進むと考えたためです。


※大阪支店 安全課 課長 大西 則道 様 

Greenfile.workの効果をデータで徹底解剖!従来の作業時間が最大62.8%削減

Q:今回の取材にあたって「Greenfile.workに関する時間削減のアンケート」を実施しました(※ 詳しくは以下のアンケート概要をご参照ください)。まずグラフ1「従来運用とGreenfile.work運用での時間比較」の結果についてどのように評価されていますか?  ※実際のアンケート用紙はこちら

大西 様
施工体制台帳や施工体系図、通知書の作成といった現場担当者が行う業務(★マーク)の所要時間が大きく削減(★項目は時間にして81分 → 27分に短縮 ※66.6%削減)できているのは現場環境の改善という点からも非常によい結果だと思います。他にも「内部監査(◆マーク)」においても所要時間が6割近く削減され、Greenfile.workで現場にいかなくても書類をチェックできるようになったことが顕著に反映されたと考えています。

【グラフ1】

グラフ1は従来運用とGreenfile.workでの時間の比較(全支店平均)を表しています。平均削減率は【47.4%】と、従来の約半分の労力で安全書類業務を実現できていることがわかりました。なお、先行導入した大阪支店単体では【62.8%】の平均削減率となり、今後の習熟度によってさらに全支店平均削減率の向上が予想されます。

【グラフ2 】

参考としてグラフ2は【先行導入した大阪支店】における従来運用とGreenfile.workの所要時間の差分を表しています。時間削減は「64.6時間 / 現場 / 一人あたり」に達成しました。

 

Q:他にも多くの時間を要していたグラフ1の「ファイリング作業(⚫マーク)」の削減についてはどのように効率化されましたか?

鈴木様
紙での管理だったときは書類が紛れたり、目視で1枚1枚チェックしたりするのが負担でした。一方でGreenfile.workは電子データによる収集と保管ができるため、そもそも紙が発生せず、ファイリング業務自体が大きく削減されました。特に資格証などの添付書類を紙でチェックしなくて済むので本当に楽になりました。


東京支店 品質管理部 鈴木 美紅 様

Q: Greenfile.workによって業務時間の削減だけではなく、安全書類の品質向上に繋がることもアンケート結果(※グラフ3)で判明しました。この点はどのように評価されていますか?

小谷 様
安全書類の空欄や不備が少なくなったと聞いています。これはGreenfile.workの不備チェック機能によって、なぜこれが書類の不備としてあがるのか?と疑問を持ち、自ら調べるきっかけに繋がっているからだと思います。安全書類をチェックするためには、建設業法や社会保険などある程度の勉強が必要になるので、Greenfile.workによって日々の業務の延長線で学ぶきっかけが生まれ、結果的に安全書類の品質向上に繋がっていると思います。

【グラフ3 】

グラフ3(左)「安全書類の品質が向上した実感はありますか」という質問に対するアンケート結果です。72.1%の現場担当者が「安全書類の品質が向上した」と回答。一方で実感の深さに差があるのは今後の改善ポイント。

グラフ3(右)「便利な機能(効率化された業務)を教えて下さい」という質問に対するアンケート結果です。半数の現場担当者が不備チェック機能と回答し、Greenfile.workのメイン機能として負担を削減していることがわかりました。

クラウド管理によって無駄なく迅速に現場をサポート

Q:安全書類の運用体制に変化はありましたか?

小谷 様
安全書類に手が回らない現場に対しては現場事務支援を実施しています。事務方が安全書類の不備を現場担当者に報告して、協力会社へ是正指導する体制です。当時は現場を巡回して進捗把握やチェックをしていたのですが、Greenfile.workを導入してからは場所問わずサービス上で提出状況を把握できるので、今では進捗の悪い現場を察知しやすくなり、早めにサポートの手を打てるようになっています。


※運用体制図の比較


※Greenfile.workを操作する大阪支店 工務部 小谷 めぐ美 様

次世代社員の人材確保のためにGreenfile.workは必要不可欠

Q:Greenfile.workの現在の浸透状況について教えてください

大西 様
2019年のGreenfile.work導入後に、弊社代表取締役社長の熊谷から「2022年度末までに安全書類の電子化(Greenfile.work)を80%以上にする」というビジョンが発表され、全社的にも次世代社員の人材確保と現場の労働環境向上のためには、Greenfile.workの活用が必要不可欠だと認識しています。現時点(2022年12月)では新築工事においてはほとんど達成している状況ですが、今後もGreenfile.workの適用率や協力会社の登録状況をチェックし、改善に向けた定例会議を3カ月に1回で実施していきながら、より一層の定着に向けて推進していきたいと考えています。

Q:今後、Greenfile.workに期待することを教えて下さい

大西 様
Greenfile.work上での検索機能を強化し、登録情報を分析できる機能を期待しています。特に「建設キャリアアップシステム(以下、CCUS)」における機能拡充が重要だと考えています。例えば協力会社CCUS登録状況や、技能者の登録状況が推移や増加率が見える化できれば、協力会社の選定条件にも活用できます。すでにGreenfile.workとCCUSを連携させた現場もありますが、まだ試験的な部分が多いため、引き続き、意見交換を続けながら的確な機能拡充を期待したいですね。

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