継続して浸透させていくことでGreenfile.workの活用価値はだいぶ上がってくる【株式会社前田組様】

継続して浸透させていくことでGreenfile.workの活用価値はだいぶ上がってくる【株式会社前田組様】

 

お話を伺った方:

株式会社前田組 経営サポート部 情報システム課 課長代理 三嶋秀貴様

株式会社前田組 工事部 建築工事課 主任 芝田泰一郎様

株式会社前田組の概要、施工事例について

創業87年の総合建設会社。
官庁・民間を含め土木・建築・リニューアル・住宅工事をはじめ、
設計部、建設営業・企画営業、開発部、不動産管理を行っています。
土木・建築・リニューアル・住宅工事においてGreenfile.workを採用。
保育園や教育関係の施設、医療施設、戸建、マンション、工場、国交省の工事など、幅広く実績があります。

安全書類の課題と電子化を検討した背景

「働き方改革の一環として」が検討のきっかけです。
現場業務がひっ迫していた点と、各現場担当者に安全書類は任せており、本社側で適切なフォローや是正がしにくい状況でした。そこで、本社からのサポート体制の確立とデータの見える化を進めために、安全書類の電子化を検討しました。

導入することによって業務全体が効率化でき、現場と協力会社における業務時間の短縮にも期待していました。

Greenfile.workの導入を決めたポイント(他社サービスとの違い)

正直、これまでに色々な安全書類ツールを検討してきましたが、Greenfile.workの導入を決めたポイントは、「①サポート体制が確立していること」「②協力会社が始めるにあたって負担金がないところ」「③データ登録(一部)のサポートがあること」 以上の3点です。

パソコンやITツールに慣れていない協力会社も多いですが、データ移行(一部)のサポートがあったり、協力会社に対しても電話やメールでのサポート体制が充実しているので、現場から操作について、私たちからフォローすることはほとんどないです。時々質問をもらうことがある程度です。加えて、浸透を加速していくために、社内向けに定期的に説明会を実施しています。

また、協力会社に負担金がないというところも大きいです。「お金がかかるのは嫌です」っていわれること多いですからね。契約自体もなく、アカウント設定なども簡単ではじめやすいのでよいです。

Greenfile.workで効率化が期待できること

「①残業時間の短縮」と「 ②データの標準化」の2点です。
導入初期は、Greenfile.workに慣れてもらう必要があるのですぐに効果がでるわけではないですが、導入したことで社員及び協力会社含めて、建業法を知って整備する良い機会になっています。

今は慣れるのも兼ねて運用している段階なので、弊社では1年後を目標にGreenfile.workをスムーズに運用できるよう進めています。

「データの標準化」については「1.データの見える化」「2.知識の標準化」 の2つの視点があります。「データの見える化」は、今まで現場ごとに管理していたので、そもそもデータを見ることができなかった。皆で管理できた方が良いよねっていうこともあり、まずはオープンにできたこと。オープンになることによって、全現場のデータを閲覧できるので、各所長や社員によって間違った理解をしている書類を指摘できたり、「実はこの知識は違うんだ」と気付くこともできる。そういった意味で「2.知識の標準化」も改善され、結果的にデータの標準化が期待できると考えています。

 

協力会社や現場担当者からの反応はどうでしたか

やはり現場にいかなくても、本社から全現場の安全書類がリアルタイムで確認でき、それに対して是正指示ができることはよいですね。協力会社も、何回も現場に書類を持ってきて、帰って、ということがなくなるので、楽になったと感じる部分です。

書類の作成やチェックに関しても、1回目は手直しする箇所が多いですが、2回目以降はそこまで手間をかけずできています。
システムでできることもあれば、それ以上のチェックや一定の範囲外の確認については、元請け側や協力会社で対応する必要もあるので、システムに頼りきるのではなく、システムと人(元請けや協力会社)とが「&(アンド)」でやっていくことが大切だと思います。

そして重要なのは、これを継続していくことです。
準備期間として1年間これを繰り返し浸透させていくことで、協力会社は不備のない書類を出せるようになり、書類チェックの精度を向上できるようになった時、Greenfile.workの活用価値はだいぶ上がってくると思います。私たちは、1年後にそういうことが「当たり前」にできることを目指しています。

継続の一例として、
時間がある度に、社内から作業所に対し、是正箇所を箇条書きにしてメールを送ったりする等のサポートをしています。

ネガティブな声としては、
パソコンに不慣れな協力会社から、Greenfile.workのメール通知含め、メールの量が増えて分かりにくいという話を聞きますが、それぐらいですね。

今後Greenfile.workに期待すること

不備チェック機能の強化と添付資料を見やすく改良することです。
未記入の項目や誤りがある項目等、より書類の完成度や精度を担保できるような機能があると良いと思うので、深く掘り下げてほしいですね。

また添付資料の量も多いので、書類に紐付く添付資料の整合性や見やすさを改良されればチェックがもっと楽になりますので、ぜひとも今後の開発やのGreenfile.workの成長に期待しています。

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