
お話を聞いた方
プラント・インフラ事業部 エンジニアリング部
設計工事グループヘッド 松本 哲夫様
営業1部 水口グループ担当係長 根小山 和伸様
営業1部 水口グループ 大塚 真実様
ホームページ:https://www.sekisuia.co.jp
この記事の公開日:2023年4月25日
書式の統一ができておらず確認や法改正時に手間がかかっていた
Q:従来運用での課題と、Greenfile.workを導入した理由を教えてください。
松本 様
以前は安全書類を全建統一様式を用いた紙ベースで作成しており、現場単位で書式のばらつきがあり確認の手間がかかることと、社員ごとに安全書類作成スキルに差があり品質に不安があることが課題でした。
書式のばらつきについて、提出された書類が最新の法令に対応している書式なのか、そもそも全建統一様式かどうかなど、書類の内容以前に書式が正しいかどうかを確認しなくてはならず、余計な手間がかかっていました。また、書式が統一されていないことで法令改正への対応に時間がかかる問題も抱えていました。
社員ごとの安全書類作成スキルについて、たとえば公共工事の担当者は官公庁に求められる書類基準に慣れているため完璧な書類作成が可能ですが、民間工事の担当者は作成基準の知識が少ないといった差があり、書類品質にも不安がありました。
書式の統一と知識の平準化で上記課題を解決し、さらなる業務効率化が達成できると考えGreenfile.workを導入しました。
※協力会社様への安全指導をされる根小山 和伸様
小規模工事の管理(諸口管理)が可能
Q:貴社では小規模工事をまとめて管理する「諸口管理」を実施されていますが、簡単に運用方法を教えてください。
根小山 様
諸口管理を適用している現場では、安全書類を年度ごとに回収・管理しています。協力会社さんには年度初めの4月1日までに書類提出してもらい、新しい協力会社さんや作業員さんの入場や情報更新があれば随時提出する運用をとっています。
以前から安全書類を年単位で一括で集めて管理していたため、Greenfile.workへの移行もスムーズでした。単に紙が電子に置き換わっただけというイメージです。
Q:Greenfile.work導入後、どういった点が楽になりましたか?
根小山 様
Greenfile.work上で現場の編成と必要書類が一覧で確認でき、その進捗状況も把握できるのが助かります。書類を提出してない協力会社さんはひと目でわかるため、電話で催促して未然に提出遅れを防止できるようになりました。
※各協力会社ごとに、安全書類の提出状況を一覧で閲覧できる画面
万が一に備え、法令をもとに独自の基準で書類を回収
Q:貴社の書類の作成基準について教えて下さい。
根小山 様
小規模工事の場合、金額による明確な作成基準がないため建設業法や労働安全衛生法等をもとに独自の基準を定め「下請負業者編成表」、「再下請負通知書」、「作業員名簿」、「個別管理カード(独自帳票)」の4種類を必須書類とし、必ず回収するようにしています。万が一事故が発生した場合の対応のため、書類を提出してもらうことが重要だと考えています。他にも「機械使用届」や「火気使用願」などは必要に応じて提出してもらっています。
Q:貴社の独自書類はGreenfile.workでどのように管理されていますか?
根小山 様
「個別管理カード」が弊社独自書類です。Greenfile.work導入後も昔から使っている様式をそのまま活用し、記入した個別管理カードのPDFデータをサービス上にアップロードして管理しています。
※詳しい操作方法はこちらから Greenfile.work上に項目がない資料を添付する
すべての編成を正しく把握、コンプライアンスの面でも安心
Q:諸口管理において最も大変なことと、Greenfile.workでどのように解決できたかを教えてください
根小山 様
すべての協力会社さんの編成を正しく把握することが最も大変です。特に小規模工事では規模の小さい協力会社さんと一人親方さんが多く、再下請負通知書など必要書類の作成負担から、一人親方が上位会社の社員として作業員名簿に登録されていることがあります。この作業員さんは本当にこの会社の従業員なのか、それとも一人親方なのかを確認するにも手間がかかるため、編成の正しい把握が難しい状態でした。
Greenfile.workの場合、一人親方が上位会社の社員として作業員名簿に登録されていると、不備として表示されます。そのため上位会社は一人親方を正しい階層で入力する必要があり、元請としても正しい編成を把握できるのがとても便利です。
一人親方が上位会社の作業員として名簿を提出されている場合、万が一事故が起きた際に保険関係に齟齬が生じ、正しく書類を回収できていない元請の責任問題となってしまうため、正しく編成を把握できることは法令遵守の面でも安心できます。
Q:一人親方さんもGreenfile.workで書類提出されていますか?
一人親方も含め小規模な協力会社さんが多いですが、どうしてもPCでの書類提出が難しい場合は直近上位の会社による代行入力が可能です。これにより紙での提出も防げるため、管理体制も強化できてとても便利です。
※小規模会社が上位会社に紛れるのを防ぐ設計
安全書類業務を分担し現場の効率化と労働時間短縮を実現
Q:Greenfile.workの導入を機に安全書類作業を分担されたとのことですが、その理由を教えてください。
根小山 様
私たち現場所長は、日中は現場や打ち合わせ対応があるため書類の確認は夕方や夜に実施していました。内容を確認し不備の指摘をして協力会社さんに差し戻しをすると、再提出までに2〜3日かかっていました。
Greenfile.work導入により専門知識がない社員でも安全書類業務が可能になったため、安全書類の作業を大塚さんに分担する後方支援体制を構築しました。協力会社さんとのやりとりのタイムロスが解消でき、現場の効率化を実現できました。
大塚 様
安全書類の知識はありませんでしたが、Greenfile.workでの確認や承認作業の要点を引き継いでもらうことで徐々にできるようになりました。今の現場では、私が協力会社さんへの提出催促、不備がないかの確認と差し戻しまでを担当しています。これにより現場所長の作業は確認と承認のみで済み、現場所長の労働時間短縮も実現できました。
※積水アクアシステム株式会社様における役割分担の比較
Q:Greenfile.work導入の効果と今後の展望をお聞かせください。
根小山 様
Greenfile.workの導入で全社的に課題だった業務効率化が達成できました。後方支援体制の構築だけでなく、事務所に行かずとも書類の確認が可能になり、一度登録したデータを次の現場に活用できるため書類作成の手間も削減できました。
松本 様
Greenfile.workによる業務効率化を浸透させるため、引き続き同じ体制での活用を進めていきます。大きな案件でGreenfile.workを活用するよう社内ルールを定め、根小山さんと大塚さんの現場をモデルケースとして共有していきます。
ありがとうございました!