※工事管理課 谷川様
お話を聞いた方
常務取締役 工事統括担当 榊原 範昭様
送電事業本部 東北支社 工事管理部 工事管理課 谷川大洋様
ホームページ：https://ets-holdings.co.jp
この記事の公開日：2023年4月24日
データの最新性が保たれず現場に負担がかかっていた
Q：当時の安全書類の課題を教えてください
榊原 様
管理側の課題は、現場における安全書類の進捗状況をリアルタイムで確認できないことでした。以前はExcelで安全書類を管理していたため閲覧や確認が現場でしかできず、現場の状況を把握する手段がなく適切な指導が難しい状態でした。
谷川 様
現場ではデータの最新性が保たれていないことが課題でした。Excel管理の場合は書類の作成自体に手間がかかるため、過去現場の書類をそのまま流用する協力会社さんもいて、書式が古い、資格情報が更新されないなどの問題が発生していました。
Q：設備工事ならではの課題はありますか？
榊原 様
作業員名簿や最新の資格者証の回収に時間がかかることが課題でした。
送電線工事の場合は一人親方や小規模な協力会社さんが多く、専任の事務員さんを置くことも難しいため、職人さんが現場業務と書類業務を兼任しています。そのためなかなか書類業務にまで手が回らず、催促しても現場にいて手が離せなかったり、多忙で対応が難しかったりして書類や資格者証の回収に必要以上に時間がかかっていました。
Q：Greenfile.workを導入した理由を教えてください
榊原 様
全社で社員の労働環境改善のため建設DXを活用した生産性向上と業務効率化に取り組んでいます。生産性向上や業務効率化の達成には、サービス導入だけでなく関わる人全員に浸透するかどうかが重要です。その点Greenfile.workなら小規模の協力会社さんにも馴染みやすく、データを共有できることで全現場の業務効率化が可能だと感じ導入しました。
※常務取締役 工事統括担当 榊原範昭様
データの最新性を保ち、安全書類の作業工数を削減
Q：Greenfile.work導入後の現場の変化を教えてください
谷川 様
Greenfile.work上に会社や作業員の情報を集約・蓄積でき、期限切れも不備としてあがってくるため情報の最新性が保たれるようになりました。これにより時間がかかっていた資格者証の取り寄せも不要になり、安全書類業務にかかる時間を削減できました。
また、協力会社さんも一度登録した自社のデータや資格情報をワンクリックで引用できるため、書類の作成スピードが向上しました。
他にも、書類提出までの催促・差し戻しもサービス上でできるためメールや電話でのやりとりも不要になり、書類のスキャンやファイリングの手間もすべてなくなったため、従来のExcel運用と比較すると作業時間は約3割程削減できました。こういった面で、Greenfile.workが業務効率化および働き方改革に寄与していると感じます。
書類不備や是正箇所を発見しやすくなり、安全書類の意識が向上
Q：導入後、書類品質や管理体制の変化はありましたか？
谷川 様
不備チェック機能はデータの入力段階で抜け漏れやミスを指摘してくれるため、書類精度の向上に貢献しています。従来運用では保険情報や資格情報が正しいかどうかも不安だったので、正しい内容で書類を作成できる安心感があります。
また、不備のある項目が赤い文字で表示されるため、提出された書類の不備チェックにかかる時間も短縮できました。
※ 作業員名簿における不備チェック機能の画面
榊原 様
Greenfile.workにより遠隔でも書類確認ができるようになったため、管理側が各現場の安全書類の進捗についてリアルタイムに把握できるようになり、全社的な管理体制の構築・強化ができました。
必要な書類の一覧がわかり作成漏れも把握できるため、着工した現場の状況を確認して、漏れがあれば指導も実施しています。そのため、全社的に安全書類に対する意識が向上してきていると感じます。
※各協力会社ごとに、安全書類の提出状況を一覧で閲覧できる画面
浸透のポイントは導入後のメリットを伝えること
Q：Greenfile.work導入にあたり、現場サイドにはどのように周知されましたか？
榊原 様
現場担当者には月1〜2回実施する各部門での部会にて、協力会社さんには安全大会にて周知しました。
導入当初、現場担当者と協力会社さんの協力がなければ完璧な書類は成り立たないという意識を強く持ち、現場サイドに導入後のメリットを伝えることを心がけました。それは一度データを入力すれば次回以降の全ての現場で書類作成の手間が大幅に削減できるということです。
送電線工事は協力会社さんの入れ替わりが少ないため、Greenfile.workでデータを流用できることにより協力会社さんも現場担当者も作業負担の軽減が実現できます。最初は少し大変かもしれませんが、一度データを整備してしまえば圧倒的に作業が楽になる未来をイメージできるように伝えました。
※送電事業本部 東北支社 工事管理部 工事管理課 谷川大洋様
若手社員の意識改革にGreenfile.workを活用する
Q：Greenfile.workのこれからの展望をお聞かせください。
榊原 様
Greenfile.workの活用が若手の安全教育や意識改革に繋がっているので、それを加速させていきたいです。今まで、安全書類業務を担当するのは現場代理人と安全管理責任者のみで、若手社員にとって安全書類は少し遠い存在でした。しかしGreenfile.workならログインするだけで書類の確認もできますし、軽微な修正や情報更新などの作業を通して安全書類に触れる機会が増えたため、安全書類の知識を身に着けやすい環境が整ったと感じています。
今後はGreenfile.workを通して若手社員の安全書類への接触を増やし、知識を深めることでさらなる安全意識の向上に繋げていきます。
ありがとうございました！
