️お話を聞いた方
株式会社宮本組
本店土木部 統括所長 長井 冬樹 様 Greenfile.workの推進担当。現場所長と統括を兼任。
本店土木部 担当所長 荒田 裕治 様 勤続12年目の現場所長。
ホームページ：https://miyamotogumi.co.jp
この記事の公開日：2023年11月6日
最大で5時間の残業が発生していた
Q：安全書類業務における現場での課題を教えてください
荒田 様
安全書類の内容チェックや協力会社とのやり取りに時間がかかっていました。大量の書類を目視で確認するため、1社分の安全書類をチェックするのに2時間〜半日ほどかかりますし、協力会社さんが郵送した書類が事務所に届くまでは作業が進められず時間のロスがありました。
これにより長時間の残業が頻発していました。昼間は本来の業務である施工管理に取り組むため、安全書類業務は現場が終わった夕方から着手します。通常でも19時~20時、安全パトロール前は22時近くまでかかることもありました。
Q：安全書類業務において管理側の立場で懸念されていたことを教えてください
長井 様
安全書類業務に時間がかかりすぎて本来の業務に支障が出てしまい、本来伝えるべき指示が漏れて事故が起きるかもしれないと懸念していました。
また安全書類業務については全員が現場経験をもとに知識を身につけていくため、安全書類の不備を正しくチェックできる人材が限られていて、安全パトロール時に不備指摘が多発することも不安に感じていました。
万が一不備が検知されずに残ってしまった場合、事故が発生した際に労働基準監督署への書類提出が遅れる恐れもありますし、新規入場者教育アンケートで該当資格に丸がついているにも関わらず、資格証の添付がないまま放置されると、当社が資格の確認を怠ったとして大問題になる可能性もあります。
※本店土木部 統括所長 長井 冬樹 様
スムーズな運用を実現するサポート体制が整っていると感じた
Q：Greenfile.workの導入を決めた理由について教えてください
長井 様
2024年問題や働き方改革への対応のため、昨年から全社でDX推進に取り組んでいます。安全書類サービスを比較し、スムーズな運用に向けたサポート体制が整っていることからGreenfile.workを選びました。
導入に際してのマニュアルが用意されていて、専属の運用サポート担当が推進の相談役になってくれるところが助かります。忙しさで忘れかけたころに運用サポート担当との打ち合わせの場が設定され、運用推進をバックアップする仕組みを綿密に組んであると感じます。その他にも料金体系が明確で運用コストを抑えられることも導入の後押しとなりました。
残業時間が1/5になり家族との時間を増やすことができた
Q：Greenfile.work導入後、現場ではどのような変化がありましたか？
荒田 様
Greenfile.workの導入によって、目視でのチェックや差し戻しなどの協力会社さんとのやり取り、書類の到着待ちやファイリング作業が不要になり、安全書類による残業時間が5時間から1時間に短縮されました。これにより他の業務に時間を割くことができ、日々の残業も減って、家族との時間を増やすことができました。
Q：Greenfile.work導入後、管理側からみた変化をお聞かせください
長井 様
不備チェック機能により、不備が検知されずに放置される懸念が解消されました。不備の内容が表示されることで若手社員の安全書類の知識強化にも繋がっています。
さらにGreenfile.work上で全現場の書類内容と進捗を確認できるため、不備が多い現場や書類提出が遅れている現場を検知でき、早い段階で直接指示を出し是正ができるようになりました。
※本店土木部 担当所長 荒田 裕治 様
現場での書類点検を時短でき、より本質的な安全パトロールを実現
Q：Greenfile.work導入後、印象に残った関係者様のお声をお聞かせください
長井 様
安全品質環境部からは、遠隔で書類を確認できるため現場での書類点検の時間を削減でき、安全パトロールで細部まで確認できるようになったという声があります。今までは現場ですべての書類を開いてチェックしていたのですが、導入後は現場にしかない書類のみの確認で済みます。現場担当からするとその分細部まで現場点検ができ指摘が増えるのですが（笑）本質的な安全パトロールが実現できていると感じます。
協力会社さんは、一度登録した情報を引用して書類作成できるため作業が効率化され、他の現場でもスムーズに安全書類の提出ができるようになったと言っていました。不備チェック機能のおかげで差し戻しのスピードも上がっていて、当日中に完璧な状態で再提出してくれる会社さんもいてとても助かっています。こういった面でもGreenfile.workは当社と協力会社さんたちとの長期的な関係構築にも貢献できていると思います。
竣工検査の際、発注者さんに紙でなくGreenfile.work上で書類をチェックしてもらったところ、各種書類や資格証が次々と表示されることに大変驚かれていました。印鑑不要の法的根拠も説明でき、結果的に書類を広げることなく効率的に竣工検査を完了できました。
安全書類の電子保管の正当性
ここからは導入初期のスムーズな運用のためのノウハウを紐解いていきます。
周知の際は導入効果とメリットを伝える
Q：Greenfile.workを活用する際、どのように役割分担されていますか？
長井様
導入前の社内外への周知と現場開設までを管理者の私が実施し、協力会社さんの招待以降は現場担当者に任せています。
※宮本組におけるGreenfile.workの役割分担
Q：導入後から運用までのスケジュール設定についてお聞かせください
長井 様
Greenfile.workの運用サポート担当から提案された予定表をもとに日付を設定しました。実施する項目と順番、実施目安日が記載されているため調整が容易でした。
※Greenfile.work推奨の円滑な導入のためのスケジュール表。目安に沿って実施日程と担当者を決めて実施していく
Q：協力会社さんへの周知方法についてお聞かせください
長井 様
お知らせメールの一斉送信と、協力会での案内資料配布を実施しました。メールの文面も協力会向け資料もGreenfile.workの元請専用ページのひな形を活用することで文章や構成をイチから考える手間が省けます。
Q：周知の際に心がけていたことはありますか？
長井 様
Greenfile.workの効果とメリット、操作の簡単さを伝えるようにしていました。
一度サービス上に情報を登録すればその後の書類作成の時間が大幅に削減できますし、代行入力が可能なのでパソコンに苦手意識を持つ方も安心です。サポート体制も充実しており、電話窓口もあり他サービスからのデータ移行もできることを伝え、心理的なハードルを下げるようにしました。
導入直後は他サービスとの二重運用が煩わしいという意見もありましたが、会社情報の入力が完了する頃には効果やメリットをご理解いただけたようで、そういった指摘も減っていきました。
※長井様が協力会社に送付されたお知らせメールの一部。赤枠部分で導入部分の効果とメリットを伝えている
協力会社招待後の状況確認とフォローを実施
Q：協力会社さんの招待で心がけていたことはありますか？
長井 様
導入初期の行動がその後の定着に繋がると考え、招待後も定期的な参加状況の確認と、パソコンに苦手意識がある方へのフォローを心がけていました。
協力会社さんが参加していないと安全書類も提出されないため、定期的に確認し参加前の協力会社さんには直接連絡をして、現場への参加と代行編集リクエストの承認のみ対応してもらいました。
代行編集リクエストを送信する
パソコンに苦手意識を持つ方には代行編集権限を活用してマスター情報の登録を手伝い、書類に不備がある際にはコメント機能を使って不備内容の解説とその対応方法を指示することで、一連の工程をバックアップできました。
こういった取り組みが実を結び、今では協力会社さんもスムーズに運用できています。
現場と後方支援部隊が一体となった安全管理体制の実現へ
Q：今後の安全書類業務の展望をお聞かせください
長井 様
まずは公共工事の元請現場におけるGreenfile.workでの入退場管理100%実施を2023年度中に目指しています。
さらに今後はデジタルイノベーション室による現場業務の後方支援体制を構築していきます。安全書類専任の社員を配置し、Greenfile.workにて協力会社さんの招待や書類の回収、その後の維持管理を担当します。
今は現場担当者が試行錯誤しながらGreenfile.workの運用と推進をしていますが、現場担当者が忙しくなると協力会社の招待や書類の確認などで対応漏れが発生することがあります。2024年問題にむけて現場の負担を軽減するためにも、デジタルイノベーション室による後方支援体制を早急に整えたいと考えています。
しかし安全書類にかかるすべての業務をデジタルイノベーション室に委託するわけではありません。最終的な承認は現場所長の責任範囲で実施するべきですし、作業手順書や作業計画書など現場担当者にしかできない業務があるためです。負担軽減に注力するあまり現場の危機意識が希薄になることのないように、デジタルイノベーション室と現場の業務範囲を検討していきます。
Q：そのためにこれから必要なことを教えてください。
長井 様
まずは会社全体でGreenfile.workを運用推進に取り組み、デジタルイノベーション室との作業分担や注意点などについて現場担当者が意見を出せる状態にする必要があります。
目指すのは現場とデジタルイノベーション室が一体となった安全管理です。社内全体に影響する施策であり完璧な状態を作るには1年では足りないと感じているので、長期的に取り組んでいきます。
荒田 様
デジタルイノベーション室の後方支援体制にはとても期待しています。現場の社員に余裕ができることでこれまで以上の発想や注意力が生まれ、さらにレベルの高い現場管理に繋がると感じています。
株式会社宮本組オリジナルキャラクター“みやまるひで”
建設会社らしくない建設会社として「#社員がおもしろがることやってみた」を合言葉にキッチンカーでの現場訪問や高級車無料レンタルなど“みやまるひで”と共に様々な福利厚生にも取り組まれています。
「#社員が面白がることやってみた」Instagram（インスタグラム）開設中
https://www.instagram.com/miyamotogumi_official/
ありがとうございました！
